Paperiton toimisto voi auttaa ympäristöä, mutta se voi luoda prosessin päänsärkyä, jos riittävää työnkulun järjestelmää ei ole otettu käyttöön. Kaikkien siirtäminen digitaaliseen tilaan edellyttää asiakirjojen hallinnan ja työnkulun määrittämistä, joilla varmistetaan, että siirtymässä ei menetetä mitään. Kun fyysiset laatikot jäävät historiaan, virtuaaliset on korvattava ne.
Digitaalinen
Paperittomassa toimistossa tavoitteena on siirtää kaikkea mahdollista verkossa. Tulostetut asiakirjat skannataan ja sijoitetaan jaettuun paikkaan tietokonejärjestelmässä, jossa valtuutetut käyttäjät voivat käyttää niitä. Ympäristöhyötyjen lisäksi hyvin hoidettu paperiton toimisto voi helpottaa tiedon löytämistä kuin perinteisissä arkistointijärjestelmissä. Virtuaali-arkiston kansiot tallentavat vanhempia asiakirjoja, joten ne eivät häiritse usein käytettyjä alueita, mutta ne ovat kuitenkin käytettävissä tarvittaessa.
Jaetut kalenterit
Työntekijöiden aikataulujen siirtäminen jaettuun kalenteriin antaa työnantajille mahdollisuuden hallita loma-aikaa ja muita asioita, jotka vaikuttavat työaikatauluun. Se mahdollistaa myös työtovereiden seurata kokouksia ja muita suunniteltuja tapahtumia. Joukkueet, jotka jakavat työkalentereita, voivat seurata, kuka on ja kuka on toimistossa, ja pystyy rakentamaan työnkulun projekteihin. Kun pystymme näkemään, että keskeiset sidosryhmät ovat menossa konferenssiin viikon lopulla, voi esimerkiksi kannustaa jotakuta hankkimaan avainasiakirjan tai sopimuksen luonnos nopeammin, jotta kyseiset sidosryhmät saavat mahdollisuuden antaa panoksensa ennen sisältö on valmis.
Asiakirjanhallinta
Paperittomat toimistot tarvitsevat järjestelmän, joka velvoittaa asiakirjojen säilyttämisen ja tallentamisen. Luo dokumenttien nimeämiskäytäntö ja kansiorakenne, jotta asiakirjat ovat helposti löydettävissä. Asiakirjojen hallintajärjestelmät sallivat usein sekä "tarkistaa" että seurata muutoksia. Tämä estää useita henkilöitä työskentelemästä asiakirjassa samanaikaisesti ja sallii versionhallinnan. Asiakirjojen päivittäminen jaetussa paikassa pienentää ongelmia, jotka ilmenevät, kun käyttäjät lataavat tiedoston, tekevät päivityksiä ja lähettävät ne sähköpostitse ja eivät säilytä virallista versiota.
Projektinhallinta
Projektinhallintaohjelmisto auttaa seuraamaan projektin virstanpylväitä ja määräaikoja. Tarvitset järjestelmän, joka voi seurata tehtäviä ja projektien aikatauluja ja antaa työntekijöille mahdollisuuden ilmoittaa, milloin jotain on tehty. Ilmoitusten tulisi varoittaa joku, kun uusi tehtävä vaatii hänen huomionsa. Yksilöt voivat seurata omia projektejaan, kun taas johtajat voivat saada kokonaisvaltaisen tarkastelun siitä, mitä tehdään koko tiimissä ja jakaa resurssit tarpeen mukaan. Hankkeet olisi arkistoitava digitaalisesti, kun ne on saatu päätökseen, sekä saadut kokemukset, joten tiedon siirtäminen voi tapahtua helposti, kun vastaava hanke alkaa myöhemmin.
