Kuten monet muutkin modernin elämän alat, tietokoneet ovat muuttaneet tapaa, jolla kirjanpito suoritetaan sekä henkilökohtaisen talouden että pienten ja suurten yritysten osalta. Sen sijaan, että tehtiin loputtomia riviä manuaalisia merkintöjä ja tehdä laskelmia käsin, tietokoneet ovat tehneet suuren osan kirjanpitoprosessista automaattisesti, kun perustiedot on syötetty. Tietokoneistettu kirjanpito ei kuitenkaan ole epäedullista, ja etuja ja haittoja olisi harkittava ennen kuin tietokoneistettu kirjanpito hyödynnetään.
Lisääntynyt tuottavuus
Tietokoneet ovat tunnettuja tehokkuudesta, eikä kirjanpito ole poikkeus tähän sääntöön. Tietokoneistetun kirjanpidon käyttö poistaa päällekkäiset merkinnät, käsinkirjoitetut kirjat ja muistiinpanot sekä manuaaliset laskutoimitukset, mikä säästää henkilöstön aikaa ja antaa samalle henkilöstölle mahdollisuuden käsitellä suurempia määriä tapahtumia ja raportteja.
Automaattinen raporttien luominen
Sen sijaan, että se olisi pakko luoda vakiomuotoisia taloudellisia raportteja käsin joka kerta, kun niitä tarvitaan, tietokoneistettu kirjanpito luo lähes hetkelliset standardiraportit, kuten tilitaseet, kokeilutaseet, yleiset kirjanpidot, tuloslaskelma ja muut tyypilliset raportointivaatimukset.
Parannettu tarkkuus
Koska tarkkaa kirjanpitoa varten tarvitaan niin paljon laskelmia, tietokoneet ovat ihanteellinen ratkaisu inhimillisiin virheisiin. Vaikka tietojen syöttämisessä voi vielä esiintyä virheitä, tietokoneen laskelmat lisäävät yrityksen raporttien tarkkuutta ja luotettavuutta.
Joustavuus ja oikea-aikaisuus
Tietokonepohjainen kirjanpito on hyvä manipuloida tietoja ja antaa joustavuutta raportointiin ja tietojen analysointiin, joita manuaalinen kirjanpito ei vastaa. Lisäksi, kunhan tiedot syötetään ajoissa, voidaan päivittää välittömästi päivitetyt raportit, jotka sisältävät yrityksen uusimmat tiedot.
Helppo tietosuoja
Jos tiedot ovat vioittuneet tai raportit ovat vioittuneet tai kadonneet, tietokoneistettu kirjanpito palauttaa varmuuskopion välittömästi ja varmistaa, että kriittisiä tietoja ei menetetä. Digitaaliset varmuuskopiot voidaan pitää yllä tai ulkopuolella, jotta voidaan suojata tärkeitä tietoja.
Henkilöstön tyytyväisyys
Poistamalla paljon manuaaliseen kirjanpitoon liittyvää rutiinityötä tietokoneistettu kirjanpito antaa henkilöstölle mahdollisuuden keskittyä laajempiin tehtäviin ja minimoi tylsien, toistuvien tehtävien, kuten manuaalisten laskelmien, tekemisen. Tämän seurauksena työntekijät voivat odottaa suurempaa työtyytyväisyyttä.
Alkuperäinen hinta
Huolimatta monista eduista, tietokonepohjaisen kirjanpidon yksi haittapuoli on järjestelmän perustamisen alkukustannukset. Vaikka tietokoneiden hinta on laskenut dramaattisesti vuosi toisensa jälkeen, kirjanpito-ohjelmisto on edelleen kallista ja se voi maksaa tuhansia dollareita.
Henkilöstökoulutus
Tietokoneistetut kirjanpitojärjestelmät vaativat myös henkilöstölle erityisiä ohjelmistokoulutuksia, jotka aiheuttavat yritykselle lisäkoulutuskustannuksia ja pidentävät järjestelmän käyttöönottoa ennen sen hyödyntämistä.
Luotettavuus
Tietokoneistetut kirjanpitojärjestelmät ovat luonteeltaan alttiita tietokoneviruksille, sähkökatkoksille ja laitteistovirheille, jotka voivat vaikuttaa järjestelmän luotettavuuteen ja saatavuuteen. Tietokoneongelmien korjaaminen aiheuttaa menetettyä aikaa ja tuottavuutta.
Käyttöönottoongelmat
Yritykselle voi aiheutua huomattavia vaikeuksia, jos kirjanpito-ohjelmisto ei ole asianmukaisesti asetettu tai valittu väärä ohjelmistopaketti, joka vastaa yrityksen tarpeita.Puutteellinen tai epätarkka raportointi voi johtaa siihen, että ongelman korjaamiseen tai uuden ohjelmistoratkaisun käyttöönotto vaatii menetettyä aikaa.
