Peruskirja tai -asiakirja on virallinen allekirjoitettu tietue, joka määrittelee projektin tai organisaation kirjallisesti. Peruskirjan tarkoituksena on määritellä hanke, mukaan lukien tavoitteet ja tehtävät. Selkeästi määritellyillä tavoitteilla hanke onnistuu paremmin. Organisaationne tai yrityksenne pitäisi luoda ja hyväksyä tilauslomake ennen laajamittaisen hankkeen toteuttamista, jotta varmistetaan suunnitelman kaikkien näkökohtien hyväksyminen. Peruslähetyksen kirjoittamisen vaiheet voivat vaihdella tietyn projektin mukaan, mutta on olemassa joitakin yleisiä vaiheita.
Lisää hankkeen tai organisaation nimi peruskirjan yläreunaan. Lisää johtajan nimi ja muut organisaation tärkeät jäsenet.
Määrittele organisaation tavoitteet ja tehtävät peruskirjan avausosassa. Varmista, että kaikki organisaation jäsenet sopivat tavoitteista ja että ne ovat saavutettavissa.
Selvitä, mitkä vaatimukset tulevat organisaatiosi jäseneksi. Jos esimerkiksi luot charter-kirjeen nuorten jalkapalloseuralle, sisällytettäisiin ikään ja asumiseen liittyvät vaatimukset peruskirjassa.
Järjestä, miten yhdistys suoritetaan. Jos on olemassa erityinen hierarkia, sisällytä nämä tiedot peruskirjaan. Jos esimerkiksi organisaatiossasi on johtajia, johtajia ja tiimijohtajia, haluat määrittää, kuka kukin kannattaa raportoida.
Sisällytä kunkin organisaation tai projektiryhmän jäsenen vastuut. Mitä enemmän lisäät charter-kirjeesi, sitä vähemmän sekaannusta tulee myöhemmin.
Lisää tietty osio charter-kirjeeseen, jossa täsmennetään, miten muutokset lisätään. Ajattelet väistämättä jotain muuta, joka sisällytetään peruskirjaan myöhemmin. Kehitä organisaation kanssa suunnitelma, jolla voit lisätä muutoksia.
Tarkista tilauslomake organisaation jäsenten kanssa. Yritä lisätä mahdollisimman paljon tietoa. Tämä on hallintodokumentti, ja sen pitäisi olla yksityiskohtainen.
Allekirjoita ja päivitä asiakirja. Kaikkien hallituksen jäsenten, jotka auttoivat perustamaan tilauslomakkeen, pitäisi myös allekirjoittaa peruskirja. Anna kopioita organisaation jäsenille ja kopioi klubisi tietueisiin.
