Jos aiot aloittaa puhekeskuksen, voit turvallisesti varata vanhan suosituksen, jonka sijainti on kaikkea. Koska ainoa yhteydenpito asiakkaiden kanssa - tai useimmissa niistä - ei koskaan käydä sinua henkilökohtaisesti, riittävä tila on tärkeämpää kuin paikka. Myös infrastruktuurin ja tiedon tallennuksen vaatimukset ovat tärkeitä näkökohtia. Lisäksi, koska työympäristö voi muuttua melko meluisaksi, fyysisen ulkoasun ei pitäisi olla vain mukava työntekijöillesi, vaan sen pitäisi myös vähentää melua.
Square Footage -vaatimukset
Response Design Corp., joka on erikoistunut puhelinkeskusten suunnitteluun, käsittelee tilavaatimuksia "neliöjalkaa kohti istuimelta" ja suosittelee, että annat 125 - 150 neliöjalkaa per paikka. "Tämä neliömateriaalin numero koskee kaikkia yhteisiä alueita, ei vain kuutiollisia" Response Design -merkkiä. Kotelointitilan osalta se viittaa yhteen puhelukeskukseen, jossa jokaiselle asiakaspalvelun edustajalle annettiin 33 neliömetrin kotelo. Yhdistämällä nämä fokukset, jos aiot aloittaa 10 puhelimella, tarvitset noin 330 neliömetriä tilaa kammioille ja lisäksi 920-170 neliömetriä kokoustilaa, WC: tä ja tallennustilaa varten.
Määritä infrastruktuurivaatimukset
Työskentele liiketoimintaa käsittelevän konsultin kanssa infrastruktuurin tarpeiden määrittämiseksi. Sisäiset johdotukset, puhelinjärjestelmä ja kaistanleveysvaatimukset ovat tärkeimpiä näkökohtia. Voit esimerkiksi päättää, onko perinteinen perinteinen puhelinlinja tai Voice Over Internet Protocol paras valinta. Jos valitset VoIP-vaihtoehdon, tarkista, onko mahdollinen sivusto jo määritetty valokaapeliverkkopalvelulle, ja voitko rakentaa kustannukset tarvittavista muutoksista vuokramaksuun vai maksatko nämä kustannukset etukäteen. Kaistanleveys viittaa tiedonsiirtonopeuteen, joka puolestaan määrittää sekä Internet-yhteyksien nopeuden että tehokkuuden.
Optimoi tiedon tallennusympäristö
Ajan ja järjestelmän luotettavuuden varmistamiseksi asenna tietovälineet suljettuun huoneeseen, jossa on erillinen ilmastointijärjestelmä ja kosteuden valvontajärjestelmä. Avtech Software, Inc., joka on erikoistunut datakeskusten lämpötilaan ja ympäristövalvontaan, suosittelee huoneenlämpötilaa 68 asteesta 75 asteeseen ja suhteellista kosteustasoa 45 prosentista 55 prosenttiin.
Osta ohjelmistot ja laitteet
Kirjailija ja yrittäjä Vikas Gupta suosittelee teoksessaan ”Comdex Call Center Training Course Kit”, että kaikki uudet puhelukeskukset alkavat viidestä perustekniikasta. Näitä ovat Internet-yhteys, automaattinen puhelujakelija, vuorovaikutteinen puhe- vastausjärjestelmä, tietokonepuhelinintegraatio ja asiakastyökalut. Jos keskitytään lähteviin puheluihin, tarvitset myös ennustavan ohjelmiston. Jokainen agentti tarvitsee myös tietokoneen ja kuulokkeen. Ohjelmistojen ja laitteiden hinnat vaihtelevat huomattavasti, joten vertailupalvelu ja vähintään kolmen tarjouksen saaminen ennen ostopäätöksen tekemistä.
Minimoi melu
Soittoäänet, käynnissä olevat keskustelut ja käyttölaitteet auttavat meluisassa työympäristössä. Tämä tekee lattian suunnittelusta, ulkoasusta ja työasemien suunnittelusta välttämättömän melun vähentämiseksi. Vaihtoehtoja tämän toteuttamiseksi ovat esimerkiksi työasemien sijoittaminen agenttien ryhmittelyn sijasta, ääniestepaneelien lisääminen työasemien välillä, yhden tai kahden yksityisen toimiston rakentaminen kokouksiin ja puheluihin, jotka vaativat yksityisyyttä ja asunnon tulostimia ja kopiokoneita pois työasemilta. Kasvit ja pehmeät, kohinaa vaimentavat kalusteet, kuten kaihtimet, matot, tyynyt ja pehmustetut tuolit voivat vähentää melua entisestään.
