Riippumatta siitä, onko kyseessä työntekijöiden kokous tai johon kuuluu johtajia, työntekijöitä, toimitusjohtajia ja sijoittajia, jonkun on oltava paikalla tallentaakseen kokouksen ja jakamaan tietoja muiden kanssa, jotka eivät olleet siellä. Ja koska muistot voivat olla lyhyitä, kokouspöytäkirjat muistuttavat myös niitä, jotka ovat läsnä keskustelluista asioista, tehdyistä päätöksistä ja toimenpiteistä, joita ihmisten on tarkoitus toteuttaa. Koska pöytäkirjat ovat opas tulevaa liiketoimintaa varten, on tärkeää järjestää ja sisällyttää oikeat tiedot. Se alkaa luotettavista työkaluista.
Valitse Työkalut
Kun valitset työkaluja, valitse ne, jotka toimivat parhaiten sinulle, ja voit pysyä huippukokouksessa ja tehdä johdonmukaisia muistiinpanoja. Joillekin ihmisille se on kannettava tietokone tai tablet-tietokone; toisille se on muistikirja ja kynä. Tallennuslaitteen, kuten äänitallentimen tai älypuhelimen, jolla on tallennussovellus, avulla voit myös tarkistaa kokouksen myöhemmin. Jos käytät älypuhelinta, tablettia tai tietokonetta, sammuta äänet, pelit tai sosiaalisen median sovellukset, jotta et katkea kokouksen aikana. Nämä työkalut auttavat sinua ottamaan muistiinpanoja nopeammin, mutta varmuuskopiona on aina oltava kannettava tietokone ja muutama kynä tai kynä.
Käytä mallia
Mallin kehittäminen voi auttaa säästämään aikaa, koska sinun ei tarvitse viettää arvokkaita hetkiä kokouksen aikana kirjoittamalla käsiteltyjä aiheita. Tietokoneohjelmat, mukaan lukien Microsoft Office, tarjoavat liikekokousten malleja, joita voit käyttää - tai voit kehittää oman tyhjän asiakirjan käyttämällä kokousta edeltävää esityslistaa. Näissä malleissa on tyypillisesti osia, jotka sisältävät "Osallistujat", "Toiminnot", "Uusi liiketoiminta" ja niin edelleen, mutta tarkista työnantajalta, haluatko tietää, tarvitaanko muita kohteita, kuten osakkeenomistajien nimet, osallistujien nimet, vieraille ja kokouksen paikalle. Luo kunkin osan yläosassa pieni laatikko, jossa on sana "Aika", jotta voit kirjoittaa ajan, jonka jakso alkoi. Tallenna tietokoneessa malli Wordiin tai muuhun muokattavaan muotoon, jolloin jokaisessa osassa on muutama tyhjä tila. Jos luot mallin tulostettavaksi ja täytetään sitten käsin, jätä runsaasti tilaa kussakin osassa. Kun kirjoitat muistiinpanoja kiireessä, kirjoitat usein suurempia ja vievät enemmän tilaa kuin jos sinulla olisi enemmän aikaa.
Mitä sisällyttää ja mitä jättää pois
Pöytäkirjojen ottamisen tarkoituksena ei ole tallentaa jokaista yksittäistä asiaa, josta ihmiset keskustelevat, vaan sen sijaan, että nauhoitetaan tapahtuneet asiat, ehdottaa "Robertin työjärjestystä", lyhyttä kirjaa, jossa kuvataan, miten käsitellä parlamentaarisia kokouksia. Tätä kirjaa käyttävät usein voittoa tavoittelemattomat yritykset ja yritykset oppaana kokousten järjestämisessä. Tapaamisetietojen osalta älä tuhlaa aikaa kirjoittamalla jokainen argumentti, jonka joku on tehnyt tiettyyn liiketoimintaan tai sitä vastaan. Kun joku tekee esityksen, kirjoita muistiin ehdotuksen täsmällinen sanamuoto, joka teki sen ja lopulliset äänestystulokset. Sinun ei kuitenkaan tarvitse kirjoittaa kaikkien kommentteja liikettä vastaan tai vastaan. Kun joku tekee raportin, kirjoita, kuka teki raportin, raportin nimen, lyhyen yhteenvedon raportista ja toteutetuista toimenpiteistä. Ja koska käytät minuutteja, kirjoita myös aika, jolloin päätös tehtiin, sekä aika, jolloin ihmiset alkoivat keskustella tuotteesta.
Shorthandin kehittäminen
Vaikka et kirjoita mitään jokaista tapahtumaa, joskus kokouksen toiminta voi mennä nopeammin kuin pysyt. Kun näin tapahtuu, käytä omaa stenografiasi. Voit esimerkiksi käyttää lyhenteitä tavallisista liikesanoista, kuten "mgmt" hallintaan tai "prod" tuotteelle tai tuottavuudelle. Käytä kokouksessa mukana olleita nimikirjaimia, kuten John Smithin "JS". Symbolit, kuten kysymysmerkki, voivat myös olla "kysymyksen" lyhenne. Voit esimerkiksi kirjoittaa "JS?" osoittaa, että John Smith esitti kysymyksen. Kehittäkää oma lyhytnimi ja kääntä se sitten termeiksi, jotka jokainen voi ymmärtää, ennen kuin julkaiset kokouksen muistiinpanot.
