Kaikkien yritysten on säilytettävä jonkinlainen pääkirjan kirja, jos veron kerääjä tai IRS-agentti tulee koputtamaan. Kirjanpitäjä voidaan säilyttää taulukkolaskentaohjelmassa, kuten Microsoft Excelissä, mutta fyysisen kirjan kirjan kauneus on sen siirrettävyys. Voit ottaa kirjaston kotiin joka ilta tai siirtää sen sijoittajille, jotta he saavat kuvan siitä, miten yritys tekee taloudellista työtä. On myös viisasta pitää kirjaa henkilökohtaisista kuluista, kuten eräänlainen kunnostettu tarkistusrekisteri.
Piirrä kuusi pystysuoraa viivaa kirjan kirjan ensimmäiselle sivulle ja jättää seitsemän saraketta. Huomaa, että jotkin pääkirjan kirjat tulevat esille, mutta kynä voi silti muuttua.
Merkitse seitsemän saraketta "Date", "Description", "Credit", "Debit", "Balance", "Check Number" ja "Approval".
Voit tallentaa alkuaseman käyttämällä pääkirjan kirjan ensimmäistä riviä. Kirjoita kuvaus aloituserään (ja "Balance Forward" seuraavissa sivuissa) ja anna aloitusmäärä "Balance" -sarakkeessa.
Kirjaa kaikki myynti, myyntisaamiset tai maksut sarakkeeseen "Luotto", jossa luetellaan päivämäärä ja kuvaus asianmukaisissa sarakkeissa, joissa kerrotaan, miksi rahaa on vastaanotettu.
Tallenna kaikki Debit-sarakkeeseen liittyvät ostot, velat ja palkkakirjat, jossa luetellaan päivämäärä ja kuvaus siitä, miksi raha on hajallaan. Luettele tarkistusnumero sarakkeeseen "Tarkista numero". Pyydä johtajaa tai kirjanpitäjää alustamaan "Hyväksyntä" -sarakkeen alla.
Säilytä nykyinen saldo jokaisen luotto- ja maksutapahtuman jälkeen saadaksesi kuvan siitä, missä yritys on taloudellisesti ja varmista, että myöhempiä tarkistusnumeroita käytetään ja ettei tarkastuksia varasteta.
Pidä kuitit kaikista tapahtumista. Tallenna maksutapahtumat ja maksut laskut. Aseta nämä kuitit manila-kirjekuoreen, joka on mukana kirjaluettelossa. Tiedostojen poistaminen kuukausittain ja kopio kyseisestä kuukaudesta.
vinkkejä
-
Kirjoita kaikki tapahtumat tapahtuman yhteydessä. Et halua jäädä päivien arvoon luottojen ja debittien kirjaamiseksi kuukauden lopussa.
