Uudelleenjärjestelyt voivat olla välttämättömiä muuttuvien liiketoimintamallien tai taloudellisten olosuhteiden huomioon ottamiseksi, mutta ne voivat olla haitallisia sekä henkilöstölle että asiakkaille ilman asianmukaista suunnittelua ja toteutusta. Laitoksen rakenneuudistuksen strategisen suunnitelman laatiminen edellyttää viestintää koko prosessin ajan. Kun suunnitelma on lopulta paljastunut, jotkut eivät ehkä pidä tuloksista, mutta kukaan ei saa tuntea sokeasti.
Kerro vanhemmalle johtajalle, että harkitset osaston uudelleenjärjestelyä vastaamaan muuttuvia markkinaolosuhteita. Muodosta joukko avainhenkilöitä yrityksessä, joka toimii analyysi- ja suunnitteluryhmänä, miettimään osastoa ympäröiviä liiketoimintatarpeita ja miten sen pitäisi katsoa, kun rakenneuudistus on valmis.
Keskustele osastosi tuotteiden ja palveluiden avainasiakkaiden ja kuluttajien kanssa saadaksesi selville niiden odotukset osastollesi. Nämä voivat olla sisäisiä asiakkaita, ulkoisia asiakkaita tai molempia tilanteesta riippuen. Selvitä, mitä ongelmia heillä on osastosi laadun, nopeuden ja reagoinnin suhteen.
Selvitä uudelleenjärjestelyn syyt ja miten muutos tuo lisäarvoa osastolle ja yritykselle. Tee tämä takaisin osaston tehtäviin ja yhtiön tehtäviin ja arvolausekkeisiin. Kun jatkat suunnitelman kehittämistä, varmista, että muutokset johtavat osastollesi tällä tiellä.
Analysoi osastonne nykyiset prosessit. Vertaa niitä organisaatiotoimintaan ja erillisiin ydinprosesseihin muualla liiketoiminnassa toistetuista prosesseista tai jotka ovat toissijaisia osaston tavoitteiden toteuttamisessa. Tunnista todellisen ja halutun suorituskyvyn väliset aukot. Määritä, miten nykyinen rakenne mahdollistaa tai estää suorituskyvyn ja asiakastyytyväisyyden.
Suunnittele prosessit uudelleen, jotta voit selvittää parhaan polun tehokkaamman osastorakenteen luomiseksi. Näiden tarkistusten pitäisi parantaa asiakkaiden ja sidosryhmien tyytyväisyyttä ja lisätä tehokkuutta. Kustannusten vähentäminen voi myös olla osa näitä tavoitteita, mutta pitää sitä suhteessa prosessin uudelleensuunnitteluun. Työvoiman vähentäminen, joka auttaa sinua suorittamaan tarvittavat prosessit, ei auta osastoa onnistumaan.
Selvitä, missä organisaatiorakenne tarvitsee muuttaa. Uusia tehtäviä on ehkä luotava tai nykyisillä tehtävillä voi olla rooleja ja odotuksia. Arvioi, onko nykyisellä henkilökunnallasi taitoja ja valmiuksia vastata uusiin rooleihin ja vaatimuksiin. Jos näin ei ole, sinun on kehitettävä koulutussuunnitelma, jotta heidät voidaan nopeuttaa tai tehdä uusia palkkauksia rikkomisen täyttämiseksi.
Suunnittele toteutusstrategiasi. Kehitä aika, jolloin tämä uusi rakenne asennetaan. Selvitä, kenellä uudessa osastorakenteessa on päätöksentekovaltaa. Kirjoita uusi organisaatiokaavio ja sijaintikuvaukset selventääkseen henkilöstölle, mitä heidän odotuksensa ovat. Jos tarvitset lisähenkilöstöä, käytä näitä sijaintikuvauksia, jotta voit johtaa sinua oikeaan suuntaan.
Osallistu henkilöstöosastosi kanssa siirtymävaiheen suunnitteluun. Selvitä, onko yksikössä muualla toimipaikkoja sellaisten henkilöiden osalta, jotka irtisanovat osaston rakenneuudistuksen. Jos rakenneuudistus johtaa irtisanomisiin, noudata vakiintuneita menettelyjä varmistaakseen, että päätöksissä ei esiinny harhaa.
Kommunikoi työntekijöiden kanssa. Henkilöstösi todennäköisesti näkevät rakenneuudistuksen keinona vähentää henkilöstömäärää, joten työntekijät voivat olla skeptisiä rakenneuudistukseen. Pidä heidät silmukassa molempina vähentäen huhumyllyn vaikutusta ja antavat heille luottamuksen siihen, että on olemassa suunnitelma, joka ei muutu pelkästään osastojen määrän vähentämiseen.
