Organisaatiomuutos on kova, mutta se, mikä voi olla vielä vaikeampaa, on näiden muutosten välittäminen työntekijöille. Monet johtajat hermostuvat hämmästyttävän oikeaa sävyä alkuperäistä ilmoitusta tehdessään, mutta myös monia muita asioita olisi harkittava. Työntekijöiden kysymyksiin vastaaminen, heidän huolenaiheensa ja tiedonsiirron pitäminen epävarmoissa ajoissa ovat kaikki keskeisiä tekijöitä muutosten ilmoittamisessa ja toteuttamisessa.
Luo selkeä viestintäsuunnitelma. Luo luettelo kaikista asioista, jotka on ilmoitettava työntekijöille organisaatiomuutoksista. Ennakoita kysymyksiä, joita työntekijöillä voi olla muutoksista ja olla valmiita vastaamaan niihin. Sisällytä ne kohdat, joita aiotte käsitellä alkuperäisessä ilmoituksessa, sekä miten jatkat viestintää työntekijöiden kanssa muutoksista, kun ne alkavat tapahtua. Jaa tai luo tämä suunnitelma muiden johtotehtävissä olevien henkilöiden kanssa niin, että lähetät työntekijöille johdonmukaiset viestit koko muutoksen ajan.
Selitä työntekijöille, mikä on johtanut organisaatiomuutokseen. Selitä mahdolliset erityiset ongelmat, joihin yritys kohtaa, myös miten ja miksi niitä on käsiteltävä. Jos yritys kärsii alhaisesta voitosta, lisääntyneistä kustannuksista tai huonosta työntekijöiden moraalista, selitä tämä työntekijöille.
Määritä työntekijöille, miten organisaatiomuutos parantaa yhtiötä. Korosta, miten se vaikuttaa myönteisesti koko yhtiöön (lisäämällä voittoja tai parantamalla esimerkiksi yrityksen mainetta). Korosta, miten nämä muutokset hyödyttävät yksittäisiä työntekijöitä itse. Jatka suunnitelman etujen korostamista myös ilmoituksen jälkeen.
Anna työntekijöille muutosaikataulu. Kerro heille, milloin muutokset alkavat ja kuinka kauan ne kestävät. Jos et ole varma tarkasta aikataulusta, ole rehellinen ja anna työntekijöille tietää, milloin he voivat odottaa vastausta.
Jaa oma epäilyt ja kysymykset. Jos on tietoja luottamuksellisista tai vielä ratkaisematta olevista muutoksista, kerro työntekijöille, että annat heille tietää enemmän, kun voit, ja yritä antaa heille aikaa, kun he voivat odottaa vastausta keinottelun vähentämiseen.
Tarjota työntekijöille mahdollisuus esittää kysymyksiä tai ilmaista epäilyjä tai vaikeuksia muutoksilla. Kutsu työntekijöitä keskustelemaan säännöllisesti kanssasi tai muun johdon kanssa kaikista huolenaiheista, joita heillä on koko prosessin ajan. Vastaa vaikeisiin kysymyksiin niin rehellisesti kuin voit.
Kommunikoi usein johtajien ja työntekijöiden kanssa muutosten tapahtuessa. Esitä kaikki uudet tiedot, jotka syntyvät välittömästi. Ilmoita työntekijöille, jos suunnitelma muuttuu, ja selitä, miksi se on muuttunut. Ole mahdollisimman avoin koko prosessin ajan, jotta työntekijät eivät tunne olevansa pimeässä.
