Virallisen kirjeen kirjoittaminen hallitukselle voi olla pelottava prosessi. Tämä on tilaisuutesi saada vastausneuvojesi kuulemaan ajatuksesi, joten on tärkeää seurata virallista prosessia. Mutta ei ole mitään järkeä saada muotoilua oikein, jos sisällöstä puuttuu tai kirjeessä on kielioppivirheitä.
Ennen kuin aloitat kirjeen hallitukselle
Tiedä, mitä haluat sanoa johtokunnan kanssa. Mikä on motivaatio? Mitä haluat saavuttaa? Valituslomakkeessa tarvitaan täysin erilainen tahdikka, esimerkiksi kirjeen, jossa haetaan rahoitusta hankkeelle.
Ota aikaa tehdä joitakin muistiinpanoja. Selvitä, mitä sanoa ja miksi se merkitsee sinulle. Jälkimmäinen ei ehkä tee sitä kirjeeseen, mutta se saattaa auttaa sinua pitämään sinut keskittyneenä ja lajitellessasi. Onko asiakirjoja, joihin sinun tulee viitata, todisteet tai tilastot, joita haluat jakaa? Pyydä heitä valmistautumaan ja panemaan merkille, miksi ne ovat merkityksellisiä.
Kirjeen laatiminen
Järjestä ensin muistiinpanosi. Mikä on suurin seikka, miksi kirjoitat? Mitä elementtejä tuetaan? Laita ne järjestykseen. Tämä on lähinnä ääriviivat, joten nyt olet hyvä mennä.
Monet ihmiset kamppailevat kirjeen aloittamisen kanssa ja ajattelevat, että heidän täytyy olla nokkela päästä, mutta selvä on tärkeämpää. Sano kaikki, mitä sinun tarvitsee sanoa, sitten parantaa ja kiristä sitä editoinnin aikana. Käynnistä aluksi "Hyvä puheenjohtaja Smith ja hallituksen jäsenet" ja avaa sitten "Kirjoitan…", ja mainitse sitten yleinen syy kirjoittaa.
Noudata avaustasi tärkeimmällä tukipisteellä ja kirjoita pari lyhyttä kohtaa, jotka sisältävät kaikki aiemmin havaitsemasi ongelmat.
Muista, että tämä on liiketoimintaa, ja näillä ihmisillä on paljon levyjä. Älä ole kukkainen tai kiusallinen tai pitkäaikainen. Päästä pisteeseen, ole kohtelias siitä ja kirjaudu kunnioittavasti.
Editoinnin merkitys
Todellisuudessa johtokunnan kirjoittaminen ei ole kovin erilainen kuin muodollisen liikekirjan kirjoittaminen, paitsi että se on ihmisryhmälle, ja sillä voi olla enemmän ratsastusta sen mukaan, miksi kirjoitat.
Useimmat ihmiset painostavat kirjallisesti, kun tärkein osa on oikeastaan muokkaus. Ota aina tauko kirjoittamisen jälkeen, joten pääsi tyhjenee ja palaat tuoreilla silmillä.
Ota vähintään kolme muokkauskäyntiä. Etsi kielioppivirheitä, tarpeettomia sanoja ja liian rento sävy. Ihmiset usein erehtyvät olemaan ytimekkäitä, koska ne ovat töykeitä, mutta tiiviin kirjoittaminen on vahva ja siihen pisteeseen, että molemmat ominaisuudet, jotka toimivat hyvin yritysten kirjeenvaihdossa.
Olkaa kuitenkin kunnioittavia ja jonkin verran viivästyttäviä, mutta älä hätäile tai aseta mitään liian paksuksi.
Tunne tarkoituksesi
Kuten mainittiin, on tärkeää tietää, miksi kirjoitat. On mahdollista, että kolme yleisintä kirjainta, jotka sinun täytyy kirjoittaa, on pyytää jotain, erota tai hyväksyä tilaisuus.
luopuvan: Kun eroaa yrityksestä, projektista tai itse hallituksesta, kerro, että olet kiitollinen, että sinulla oli tilaisuus. Selitä, mieluiten yksi lause, miksi eroat - henkilökohtaisista syistä - tutkiakseni uutta tilaisuutta, koska halutessasi muutosta - jakamatta tietoja. Pidä se lyhyt ja ammattimainen. Jos voit, tarjoa saatavuus tarvittaessa tulevaisuudessa.
Hyväksyminen: Tämä voi olla yksi kappale, jota seuraa kiitollinen lausunto. Sano, että olet ylpeä voidessanne hyväksyä tilaisuuden, odotat innolla osallistumista ja olet kiitollinen hallituksen uskosta. Älä asu projekteihin tai aikomuksiin; mitä sopimukset ovat.
pyytävän: Ilmoita heti, mitä pyydät. Selitä miksi. Jos sinulla on näyttöä siitä, miksi pyyntö on pätevä, dokumentoi se lyhyesti. Vältä lupauksia suorituskyvystä tai lopputuloksesta, koska ne olisi ilmoitettava vain sopimuksessa tai hankkeen aikataulussa, jossa sinulla on neuvottelukyky. Kiitos heille heidän harkinnastaan ja tarjouksistaan, jos heillä on kysyttävää tai tarvitsevat selvennyksiä.
