Jos olet koskaan joutunut hallitsemaan tai käsittelemään monivaiheista projektia, olet ehkä kohdannut Gantt-kaavion tai ohjelman arviointimenetelmän tai PERT-kaavion. Nämä kaaviot ovat työkaluja, joiden avulla voit visualisoida hankkeen toteuttamiseen liittyviä toimia. Ne yhdistävät aikataulutustiedot tehtävien riippuvuuksiin, mutta ne tehdään eri muodoissa. Gantt-kartat esittävät tehtäviä peräkkäisessä järjestyksessä alkamis- ja päättymispäivämäärillä. PERT-kaaviot ovat vuokaavioita, jotka ovat yleensä monimutkaisempia ja parhaiten sopivia suuremmille hankkeille.
Rakenteelliset erot
Gantt-kaaviot ovat pylväsdiagrammeja. X-akseli sisältää päivämäärät ja Y-akselilla on erilliset tehtävät. Y-akselin kullakin rivillä kaaviossa esitetään palkki, joka on sijoitettu ulottumaan tehtävän aloituspäivästä päättymispäivään. Tehtävät on lueteltu aloituspäivämäärässä. PERT-kaaviot ovat verkkokaavioita, joissa käytetään ruutuja edustamaan tehtäviä ja nuolia tehtävien riippuvuuden esittämiseksi. Laatikot on sijoitettu vasemmalta oikealle, mutta kiinteitä Y-akseleita ei ole päivämäärillä. Ensimmäinen ruutu tai juuret on keskitetty pystysuoraan vasemmalle puolelle, ja seuraavat tehtävät voidaan vetää mihin tahansa Y-akselilla. Nuolet voivat osoittaa oikealle, ylös tai alas, mutta ei koskaan vasemmalle.
Tehtävien riippuvuudet
Riippuva tehtävä on sellainen, joka ei voi alkaa vasta, kun toinen tehtävä on osittain tai kokonaan valmis. Gantt-kaavio voi listata tehtäviä ryhmiteltyinä, mikä merkitsee riippuvuuksien sarjaa. Sekvenssi voidaan tehdä selvittämällä nuoli yhdestä tehtävästä riippuvaan tehtävään. PERT-kaavion riippuvuudet edellyttävät aina nuolia. Tehtävälaatikko voi osoittaa useita riippuvia tehtäviä. Lisäksi riippuvaisilla tehtävillä voi olla useita saapuvia nuolia, kun useita tehtäviä on suoritettava ennen kuin riippuva tehtävä voi alkaa.
Aikataulujen hallinta
Gantt-kaavion Y-akseli toimii kalenterina, jossa on yhtä pitkät segmentit, jotka edustavat aikayksiköitä, kuten päiviä, viikkoja tai kuukausia. Tämä järjestely auttaa johtajia tietämään, milloin aloittaa tehtävät ja tunnistaa nopeasti, milloin tehtävät eivät ole aikataulussa. PERT-kaavion tehtäväruutujen välisen etäisyyden ei tarvitse olla oikeassa suhteessa alkamis- ja päättymispäiviin, jolloin kaavio on epätyydyttävämpi määräaikojen hallintaan. Usein nuolet on merkitty aikayksiköillä. Tietokoneistetuissa PERT-kaavioissa napsautat ruutua saadaksesi tehtävän tiedot, mukaan lukien ennustetut alkamis- ja päättymispäivät.
Sisäkkäiset kaaviot
PERT-kaaviot voivat toimia useilla pesäkkeillä: Ylin taso-kaavio näyttää tärkeimmät tehtävät ja alemman tason kaaviot esittävät tehtävään liittyviä alihankkeita. Tämä tarjoaa helpon tavan lisätä tai poistaa alitehtäviä häiritsemättä ylätason kaaviota.Gantt-kaaviot näyttävät tavallisesti kaikki tehtävät ja alitehtävät samalla tasolla, jotka voivat luoda monisivuisia kaavioita, jotka johtajien on järjestettävä uudelleen, kun tehtäviä lisätään, ajoitetaan tai poistetaan. Monisivuisen järjestelyn avulla on vaikeaa vetää riippuvuusnuolia, mikä yleensä rajoittaa Gantt-kaavioiden käyttöä projekteihin, joissa on enintään 30 toimintoa.
