Kun kirjoitat raportin, joka on tarkoitus esittää kokouksessa, sinun on noudatettava joitakin perusohjeita, joista useimmat ovat todennäköisesti oppineet koulussa. Esimerkiksi sinun täytyy olla varma raporttisi tarkoituksesta, sinun on keskityttävä tarkasti määriteltyyn alakohtaan ja sinun on kirjoitettava yleisösi mielessä.
Tiedä etukäteen kokouksen osanottajien koulutus- ja työtaustat. Tämä auttaa sinua ymmärtämään, kuinka paljon aiheesta on selitettävä. Kuvittele esimerkiksi, että olet laatimassa raporttia tietyissä kaupunkiliikenteessä tapahtuneiden onnettomuuksien määrästä, joka esitetään seuraavassa liikennekomitean kokouksessa. Jos kolmesta viidestä valiokunnan jäsenestä on taustat lainvalvonnassa, sinun ei tarvitse selittää sellaisia lauseita, kuten “kääntymässä”.
Muista lukion Englanti opettajan neuvoja: Älä yritä ratkaista maailmankaikkeutta. Kirjoita pienemmästä pääaiheesi segmentistä. Se tekee raporttisi helpommin ymmärrettäväksi. Esimerkiksi "jalankulkijoiden turvallisuus" voi olla liikennetutkimusraportin pääaihe, mutta raportti rajoittuu yhteen osaan tästä aiheesta - parantamalla turvallisuutta kahdessa risteyksessä.
Varmista, että annat tarpeeksi kontekstia johdannossa ja päätelmissä. Tämä auttaa kokousosapuolten ymmärtämään ehdotusten merkityksen. Esimerkiksi jos raportissa suositellaan apupoliisin virkamiesten palkkaamista työhön kunnallisessa tuomioistuimessa, johdannossa selitettäisiin kunnan vuoden pituiset kamppailut poliisin virkamiehille maksettujen ylityökorvausten kompensoimiseksi. Johtopäätös toistaa, miten tämä ehdotus on vain yksi niistä monista, jotka voivat auttaa kunnan pistorasioita talousarviossaan.
Raportin otsikossa ehdotetaan, onko kokous järjestetty ongelmien ratkaisemiseksi tai tietojen antamiseksi.Esimerkiksi jos johtaja on kutsunut kokouksen ilmoittamaan tiimin jäsenille, että viimeisen vuosineljänneksen myynti on lisääntynyt, nimesi saattaa olla "kolmannen vuosineljänneksen myynti: uusien asiakaspalvelujen vaikutukset".
Raporttien tarkoituksena on yleensä vaikuttaa jonkun toimiin. Mainitse palautetta, jota olet odottanut - ja keneltä. Esimerkiksi koulun päällikön raportti opiskelijoiden testitulosten lisäämisestä voi suositella, että hallitus hyväksyy päätöslauselman, joka muuttaa pilottiohjelman pysyväksi.
