Jotta saat hyvän vaikutelman, kun kirjoitat yrityksen johtajalle, sinun on luotava selkeä, ytimekäs, ammattimaisen näköinen ja kuulostava asiakirja. Liikekirjeet ovat muodollisempia kuin sähköpostit yleensä, ja ne noudattavat yleensä tiettyjä protokollia. Miten muotoilette, osoitat ja avaat kirjeenne ohjaavat vaikutelman, joka vastaanottimella on teistä; varmista, että ylläpidätte ammatillisia standardeja, joten kirjeen sisältö otetaan vakavasti.
Luettele koko sähköpostiosoitteesi sivun yläreunassa. Alusta osoitteenne postilaatikolla, jossa on kaupunki, osavaltio ja postinumero, toisella rivillä, joka vastaa kadunumeroa ja nimeäsi. Voit myös luetella puhelinnumerosi ja sähköpostiosoitteesi heti osoitteesi jälkeen.
Kirjoita päivämäärä riville, joka seuraa välittömästi osoitettasi. Kirjoita päivämäärä täyteen, esimerkiksi 14.3.2011 eikä 3/14/11. Päivämäärä ja jäljellä oleva kirje olisi jätettävä perustelluksi.
Ohita neljä riviä päivämäärän jälkeen ja kirjoita kirjeen vastaanottavan johtajan osoite. Tämä on hieman erilainen kuin oman osoitteenne. Tämän jakson ensimmäisen rivin tulee olla johtajan nimi, jolle kirjeenne on osoitettu. Seuraava rivi on johtajan tarkka sijainti yrityksen kanssa, jota seuraa yrityksen nimi kolmannella rivillä. Seuraavaksi tulee johtajan sähköpostiosoite, mukaan lukien kaupunki, osavaltio ja postinumero. Älä luetele puhelinnumeroa tai sähköpostiosoitetta.
Ohita yksi rivi ja kirjoita sitten tervehdys, kuten "Rakas rouva Stevens" tai "Hyvä herra Jones." Tervehdystä seuraa kaksoispiste.
Kirjoita jäljellä oleva kirje.
