Ostovelat ovat tärkeitä asiakirjoja yksilölle tai yritykselle. Ihannetapauksessa yrityksesi tulisi toteuttaa varastointi- tai arkistointijärjestelmä, jonka avulla omistajat ja muut henkilöt voivat tarvittaessa hankkia varoja ja tilejä koskevat kuitit ja tiedot. Vaikka yrityksesi ei tarvitse säilyttää kirjanpitovelvoitteensa pysyvästi, sen pitää säilyttää ne vähintään 10 vuotta.
Tietueiden vuosikymmen
Kuinka kauan sinun pitää pitää liiketoimintatietosi tiedostoon riippuen toimesta, kustannuksesta tai tapahtumasta, josta asiakirja tallentaa, sisäisen tulopalvelun mukaan. Asiakirjat, jotka liittyvät liiketoimiin ja maksuihin, olisi pidettävä vähintään 10 vuoden ajan Financial Webin mukaan. Tällaisiin asiakirjoihin sisältyvät pankkiselvitykset, sopimukset, ostovelat ja saamiset sekä peruutetut tarkastukset.
Tehokkaat tallennuskivet
Ensisijainen syy pitää kirjanpidollinen kirjanpito on, jos joku saa kysymyksen myynnistä tai vanhasta sopimuksesta. Tällaisissa tapauksissa sinun on voitava etsiä myyntiin tai sopimukseen liittyviä kohteita ajoissa. Luottotietueiden saatavuus on myös tärkeää, jos asiakas tai työntekijä haastaa yrityksesi.
Pidä IRS onnellinen
IRS ehdottaa, että pidät kirjaa, joka tukee tuloerää tai veroilmoituksen vähennyksiä, kunnes kyseiselle palautukselle asetetut rajoitukset kuluvat loppuun, mikä on aika, jolloin voit muuttaa veroilmoitusta vaatia luottoa tai palautusta. Tämä tarkoittaa sitä, että sinulla on oltava saataville kirjattavat tiedot, jotta voit dokumentoida hyödykkeen myynnistä tai luovutuksesta saatavan voiton tai tappion ajan, jona omaisuus pysyy käytössä. Tämän jälkeen sinun on pidettävä kaikki omaisuuserään liittyvät tiedot ja tulot vielä kolmen vuoden ajan QBalance.comin mukaan.
Enemmän kuin tallennus
Voit maksimoida tilan ja minimoida tulipalosta, varkaudesta tai tuhoutumisesta aiheutuvat tietueet, joten yrityksesi saattaa haluta mennä paperittomaksi. Jos yrityksesi voi siirtää maksutietueita sähköiseen arkistointijärjestelmään, yrityksesi voi vähentää hallinnollisia kustannuksia ja henkilöstöaikaa. Ohjelmat ovat saatavilla verkossa ja paikallisesti toimistotarvikekaupoissa. Maksuja sovelletaan ja ne vaihtelevat suuresti ohjelman mukaan. Automatisoidut maksujärjestelmät tarjoavat usein sähköistä laskutusta, maksupalveluja ja online-seurantaa / raportointia.
