Kaikenlaiset ja kokoiset yhtiöt ovat kokouksia, olipa kyseessä globaali yritys, joka käynnistää miljardin dollarin myynnin Euroopassa tai pieni perheyritys, joka päättää päivittää varastojaan. Pöytäkirja on yleensä olennainen osa yritysten kokouksia, jolloin yrityksille annetaan täsmälliset tiedot tärkeistä tapahtumista, kuten osakkeenomistajien äänistä, työntekijöiden riidoista ja tulevien strategioiden käsittelystä.
Tarvittavat kohteet
-
Muistio ja kynä
-
Sanelukone tai tallennuslaite
Tarkastakaa edellisen kokouksen esityslista. On ehkä tullut esiin asioita, joita on tarpeen seurata nykyisessä kokouksessa. Näiden teemojen tunteminen ennen kokousta mahdollistaa tietojen nopeamman ottamisen ja lyhyempien muistiinpanojen tekemisen.
Nauhoita tapaaminen tallennuslaitteella, jos luulet, että saatat joutua kohtaamaan keskusteluja. Kokouksen nauhoittaminen tarkoittaa sitä, että voit siirtää asiaankuuluvat kohdat myöhemmin pienemmillä aikarajoilla.
Istu lähellä kokouksen puheenjohtajaa. Näin voit pyytää selvennystä kaikista esiin tuoduista seikoista, jotka ovat epäselvät tai merkityksettömät.
Kirjoita aika ja päivämäärä kannettavan tietokoneen päähän. Tee muistiin kokouksen puheenjohtaja, minuuttitoimi (itse) ja paikka.
Luettele kaikki muut osallistujat kuin puheenjohtaja ja itse. Syötä paperiarkki ja pyydä jokaisen osanottajan täyttämään nimensä. Nämä tiedot voidaan sitten kopioida koko minuuttiin myöhemmin.
Seuraa kokouksen esityslistaa. Kokouksissa on yleensä numeroituja pisteitä keskustelua varten. Keskustelut voivat usein jäädä koskettimille, mikä tarkoittaa, että kohteet jäävät huomiotta tai niistä keskustellaan. Pidä kiinni esityslistalla olevista numeroista ja merkitse ne, kun niitä käsitellään, vaikka ne olisivatkin poikkeavia.
Dokumentoi mahdolliset päätökset, jotka koskevat sääntöjä tai tulevaa yrityssuuntaa koskevia päätöksiä. Luettelo henkilöistä, jotka ehdottavat ehdotuksia, ja äänestyksen yhteydessä, kuka ja kuinka moni äänesti ehdotuksen puolesta. Asiakirjoita, miten myös liikettä kuljetettiin joko suullisella vahvistuksella, käsien näyttelyllä tai salaisella äänestyksellä.
Kirjoita minuutit mahdollisimman pian kokouksen jälkeen. Tiedot ovat todennäköisesti tuoreita mielessäsi, joten voit muistaa enemmän yksityiskohtia kuin jos jätit sen myöhemmin.
Tallenna oma nimesi asiakirjan lopussa, jotta kollegat voivat ottaa sinuun yhteyttä sisältöön liittyvissä kysymyksissä.
