Yritysviestinnän alue sisältää monenlaisia virallisia kirjeitä. Tutkintakirje, joskus "kirjoitettu", toimii usein ensimmäisenä askeleena viestinnän jatkamiselle. Kuluttajan ja tuottajan välinen liike kahden yrityksen tai työnantajan ja työntekijän välillä alkaa usein yhden osapuolen tutkimuksesta. Tiedonsiirto voi myös päättyä, kun kirjoittaja saa vastauksen.
vinkkejä
-
Aina kun kirjoitat jonkun pyytämään tietoja, se on tutkintakirja. Voit käyttää niitä käsittelemään kaikenlaisia asioita, kuten sponsorointia, avoimia työpaikkoja, myyntiä, projekteja ja rahoitusta.
Kyselylomake Perusmääritys
Joten mikä on tutkintakirje? Kun henkilö tarvitsee erityisiä tietoja toiselta osapuolelta, kyseinen henkilö voi harkita kirjeen lähettämistä. Periaatteessa tässä kirjeessä on kysymys tai pyyntö lukijalle, jonka tarkoituksena on saada lukija vastaamaan. Ihanteellinen tiedustelu yksilöi tietyn yksilön, joka kykenee tarjoamaan riittävän vastauksen ytimekkäästi ja tarkoituksellisesti. Esimerkiksi kirjanpitoyrityksen omistaja voi lähettää tiedustelupyynnön toimistotarvikkeiden myyntipäällikölle pyytääkseen luetteloa tai myyntiedustajan käyntiä selittäen, että hän aikoo päivittää tai siirtää yrityksensä.
Perusmuoto
Unohda käsitellä kirjeenne "Kenelle se voi koskea"; sen sijaan yksilöidä tietty yhteyshenkilö kirjeen otsikkoon ja tervehdykseen aina kun se on mahdollista. Jos esimerkiksi kirjoitat kysyä harjoittelusta, tee pieni kotitehtävä puhelimitse tai verkossa, jotta voit määrittää vuokrausjohtajan nimen. Tavallisessa kyselylomakkeessa on noin kolme kohtaa. Ensimmäisessä kohdassa kerrotaan, mitä kirjoittaja haluaa, kuten tietoa tuotteesta, työn avaamisesta tai muusta pyynnöstä; esimerkiksi:
Hyvä rouva Smith,
Olen (korkeakoulun nimi) opiskelija, joka työskentelee lasten- ja nuorisohoidon kandidaatin tutkinnon parissa. Kun etsit harjoittelupaikkaa kesällä 20XX, löysin ohjelmasi luettelon harjoittelumahdollisuuksista (verkkosivuston nimi).
Toisessa kappaleessa selitetään kirjoittajan syyt pyyntöön lukijalle. Selitä, miksi päätit ottaa yhteyttä kyseiseen lukijaan ja miten pyydetyt tiedot tulevat hyödyksi sinulle:
Koska olet harjoittelijaohjelman yhteyshenkilö, pyydän lisätietoja. Viime kädessä olen pyrkinyt harjoittamaan sisäistä asemaa, jotta voin parantaa taitojani ja kokemusta riskialttiiden nuorten hoidosta. Tähän mennessä kurssin ja kokemukseni ovat (luettelokurssit, suhteellinen vapaaehtoistyö, muut harjoittelut).
Viimeisessä kappaleessa tulisi liittää kirja yhdessä kiitoksen ilmaisuun lukijan ajasta ja avusta. Kirjain päättyy tyypillisesti ilmaisella sulkeutumisella, kuten "Vilpittömästi", jota seuraa kirjoittajan nimi.
Pyydetty ja ei-toivottu
Kyselylomakkeet ovat joko pyytämiä tai ei-toivottuja tiedusteluja. Pyydetyt kyselylomakkeet esiintyvät useimmiten silloin, kun yritys mainostaa tuotteitaan tai palveluitaan toivovien asiakkaiden kiinnostuksen herättämiseksi. Tapauksissa, joissa kuluttaja ei voi tarkastaa tuotetta omasta puolestaan, kuluttajan on otettava yhteyttä yritykseen pyydetyllä tutkintakirjeellä. Pyytämättömässä kyselylomakkeessa vastaanottaja ei tarjoa etukäteen tietoja. Lähettäjä pyytää tietoja lähteestä, jonka uskotaan saavan vastauksen kysymykseen, ilman, että häneltä pyydettäisiin lähettämistä.
Pyydetty esimerkki: Avustukset ja rahoitus
Monet säätiöt tai yritykset, jotka tarjoavat apurahoja, saavat mieluummin vastaanottohakemuksen, ennen kuin he saavat täydellisen avustusehdotuksen. Tämän tyypillisesti pyytyvän tutkimuskirjan on selitettävä täysin rahoitustarpeesi ja se voi ylittää kolmen kappaleen perusmuodon, mutta se ei saa ylittää kolmea sivua. Perussisääntulon lisäksi onnistuneessa avustuskirjeessä tai rahoitusta koskevassa pyynnössä on oltava lyhyt kuvaus organisaatiostasi, tarpeellisuusilmoitus, menetelmät, joita aiot käyttää, jotta saavutat toivotun tuloksen ja kaikki muut rahoituslähteet suunnitelma hyödyntää.
Ei-toivottu esimerkki: Harjoittelut ja työpaikat
Useimmat työpaikkojen ja harjoittelupaikkojen kyselylomakkeet tulevat pyytämättä. Harkitse kyselyjen lähettämistä, kun ihailet yritystä ja luulet, että voisit jakaa molempia osapuolia hyödyttävän työsuhteen. Aloita kirjeenne esittelemällä itsesi ja kiinnostuksesi työhönsä yrityksensä kanssa. Tarkkaile lyhyesti, yhdellä tai kahdella kappaleella, tietoja pätevyydestäsi ja siitä, miten uskot lukijayrityksen kokemuksen hyödyttävän sinua ja yritystä. Jotta jalkasi oviisi ihailemasi yrityksen kanssa, se on palkitsevaa harjoittelukokemusta. Ja kuka tietää? Jos olet hyvässä kunnossa, se voi johtaa vakaan asemaan.
