Monet ihmiset tekevät päätöksen mennä lähetysmatkalle paikallisesti tai toiseen maailmaan. Lähetystyömatkat ovat kalliita ja vaativat usein lahjoituksia yksityishenkilöiltä ja yrityksiltä. Kun henkilö haluaa mennä tällaiseen matkalle, on yleinen käytäntö kirjoittaa kirjeen, jossa pyydetään lahjoituksia matkan kustannusten kattamiseksi. Lähetysmatkat mukaan lukien lentokuljetukset, majoitus, ruoka ja tarvikkeet aiheuttavat lukuisia kustannuksia. Ilman muiden avokätistä apua monet ihmiset eivät koskaan voisi mennä lähetysmatkalle.
Osoita kirje. Henkilö, joka haluaa mennä lähetysmatkalle, kirjoittaa usein yleisen kirjeen ja jakaa sen ystäville, perheelle ja tuttaville. Kirjaimessa tulee olla "Dear" ja sen jälkeen tyhjä rivi, jonka avulla voit henkilökohtaisesti täyttää jokaisen henkilön nimen. Muussa tapauksessa kirjoita kirje "Rakkaat ystävät ja perhe".
Selitä tavoitteesi. Kuvaile suunnittelemasi matkan tyyppi. Monta kertaa lähetysmatka suunnitellaan ryhmätyönä kirkon tai organisaation kautta. Selitä ystävillesi ja perheellesi, mikä organisaatio sponsoroi matkaa, mihin olet menossa, ajan ja matkan päivämäärän.
Kuvaile toimintaa, jota teet siellä. Sisällytä tiedot siitä, mitä tapahtuu saapuessasi. Selitä, missä pysyt, minkälaista työtä teet ja miten voit auttaa tämän yhteisön ihmisiä.
Selitä tavoitteet, jotka toivotte saavuttavanne matkalta. Näitä asioita ovat esimerkiksi koulun katon kiinnittäminen, sisäisten kylpyhuoneiden rakentaminen, lasten opettaminen Jumalasta, ihmisten kastaminen ja ihmisten johtaminen Jumalaan.
Anna kirjeen vastaanottajien tietää, kuinka innoissaan olet suorittamassa tätä toimintaa. Jos sinusta tuntuu, että Jumala on johtanut sinut tähän, kerro lukijoillesi.
Pyydä taloudellista tukea. Sisällytä summa, jonka matka maksaa, ja pyydä vastaanottajia rukoilemaan päätöksen tekemisestä tukemaan sinua tässä pyrkimyksessä. Pyydä heitä harkitsemaan rahaa tai tarvikkeita ja pyytämään heiltä myös rukoustukea. Kerro heille, että arvostat lahjoituksia ja että kaikki lahjat vaikuttavat. Sisällytä tiedot siitä, mistä maksut lähetetään ja kenelle tarkastukset on osoitettava. Ilmoitetaan, jos maksut ovat verovähennyskelpoisia, ja sisällyttäkää maksuja koskevat lisätiedot.
Kirjoita kirjain. Kiitos vastaanottajille siitä, että he ovat tukeneet sinua tässä pyrkimyksessä, ja allekirjoita kirjeen "Hänen palvelussaan", jota seuraa nimesi.
