Toastmastersin kokoukset antavat osallistujille mahdollisuuden harjoittaa julkista puhumista ja johtamistaitoja tukevassa ja ystävällisessä ympäristössä. Toastmasterin yleinen tehtävä on suunnitella ja ohjata kokousta, koordinoida sitä muiden jäsenten kanssa ja varmistaa, että kokous toimii sujuvasti ja tehokkaasti. Toastmaster toimii myös puhujana ja esittelee puhujia ja muita osallistujia. Toastmasterin roolissa toimiminen antaa sinulle mahdollisuuden hyödyntää kertyneitä taitojasi muissa johtotehtävissä.
Ennen kokousta
Luo kokoukseen yksityiskohtainen ohjelma. Tutustu kokouksen esityslistaan ja osallistujiin, jotka osallistuvat kokoukseen.
Ota yhteyttä jäseniin, joille on suunniteltu etukäteen rooli. Tämä ei ainoastaan vahvista läsnäoloa, vaan se antaa jäsenille mahdollisuuden ilmoittaa etukäteen äkillisestä poissaolosta, jotta toiseen jäseneen voidaan ottaa yhteyttä täyttääkseen tarvittaessa.
Haastattele ajoitettuja puhujia ja vahvista heidän osallistumistaan. Kerää tietoa puhetyypistä, puheen pituudesta, otsikosta ja muista tärkeistä tiedoista. Kaiuttimien määrää voidaan vähentää taulukon aiheiden päällikön avulla pitääkseen kokouksen aikataulun mukaisesti, jos joku puhujista puhuu tavallista pidempään.
Pyydä esityslistan laatimista ennen kokousta. Varmista, että osallistujien kesken on käytettävissä riittävästi kopioita.
Saavuta kokoukseen aikaisin. Et vain voi tarkistaa, että kaikki osallistujat ovat läsnä ja valmiita kokoukseen, voit myös huolehtia viime hetken yksityiskohdista.
Kokouksen aikana
Ota istuin huoneen edessä. Tämä antaa sinulle nopean pääsyn luentoon, kun sitä kutsutaan.
Isännöi kokous sen jälkeen, kun puheenjohtaja esittelee. Toastmasterina voit hallita kokousta lukuun ottamatta ohjauksen siirtämistä muille osallistujille, kuten kaiuttimille, pöydän aiheiden päällikölle ja yleisarvioijalle. Teet myös sellaisia tehtäviä, kuten kokouksen teeman ilmoittaminen, osallistujien esitteleminen ja kokouksen hallitseminen heiltä niiden jälkeen.
Pidä ajan tasalla kokouksen edetessä. Vahvista, että kaikki puheenvuorot olivat ajoissa ajankäyttäjän kanssa ja tehdä tarvittavat muutokset sen varmistamiseksi, että kokous pysyy aikataulussa.
