Fit / Gap-analyysin avulla arvioidaan jokaisen liiketoiminta-alueen tai liiketoimintaprosessin toiminnallinen alue tietyn tavoitteen saavuttamiseksi. Se sisältää tunnusluvun tai liiketoimintajärjestelmään sopivat komponentit ja ratkaisuja tarvitsevat aukot. Tämä tekniikka perustuu useisiin tavoitteisiin, jotka kaikki keskittyvät määrittelemään keskeiset komponentit, jotka ovat tarpeen organisaation parhaiden käytäntöjen saavuttamiseksi.
Tarkoitus
Fit / Gap-analyysin päätarkoitus on jokaisen hankkeen osalta varmistaa, että jokainen projekti toteutetaan sekä tehokkaiden että tehokkaiden menetelmien mukaisesti. Siinä suositellaan myös tarkistuksia, kuten keskeisiä kysymyksiä ja rajapintoja, jotka edellyttävät politiikan mukauttamista, jokaisen liiketoimintaprosessin osalta, jotta taataan tavoiteltu tulos.
Fit / Gap Sessions
Fit / Gap-analyysi tehdään yrityksen tai projektin omistajan, johtajan, liike-elämän asiantuntijoiden tai konsulttien avulla. Jokainen työistunto keskittyy yhteen keskeiseen lähtökohtaan: kehitetään panosta, jota organisaatio käyttää osana sääntöjään ja standardisääntöjä. Kaikkia keskeisiä kysymyksiä ja kiistanalaisia aiheita käsitellään jokaisessa kokouksessa. Johtajien edustajien on osallistuttava jokaiseen istuntoon, jossa käsitellään keskeistä ongelmaa tai huolta.
Istunnon kattavuus
Fit / Gap-analyysiistunnossa käsitellään yleensä seuraavia kysymyksiä ja toimenpiteitä: vaatimusten asettaminen tarvittaville liiketoimintaprosessien muunnoksille; tunnistamalla kaikki räätälöityjä tehtäviä, jotka olisi tehtävä; testaustoimenpiteiden laatiminen; turvallisuus-, raportointi- ja dokumentointimenettelyjen tunnistaminen; sekä sääntöjen ja standardiprosessien luominen.
Tietojenkäsittely
Alustavan ratkaisun tai keskustelun jälkeen määritellään näiden huolenaiheiden muuttamiseen tai käsittelemiseen tarvittavat tehtävät. Tiimi arvioi kaikki ongelman tai huolenaiheen tiedot. Myös aiempien vaiheiden tiedostojen dokumentointi ja arviointi organisaatiomuutosten avulla.
Tehtävän tunnistaminen
Kaikki tehtävät, joita tarvitaan suositusten käynnistämiseen Fit / Gap -analyysistä, on lueteltu. Tehtävien väliset riippuvuudet määritetään työn jakautumissuunnitelman rakentamiseksi. Kaikki organisaation kunkin toimintoryhmän osalta tunnistetaan kaikki kunkin tehtävän suorittamiseen tarvittavat resurssit. Lopuksi ryhmän jäsenten ja toimintaryhmien roolit ja tehtävät on nimenomaisesti nimetty.
