Jos olet tarttunut puhelimeen pitkäkestoisen kollegan tai asiakkaan kanssa, mikä olisi pitänyt olla nopea, yksinkertainen puhelu, voi viedä suurta osaa päiväsi. Sen sijaan, että yrittäisit multitaskia, kun soittaja puhuu, sinun pitäisi käyttää joitakin taktisia tekniikoita lopettaaksesi puhelun mahdollisimman nopeasti uhraamatta kohteliaisuutta tai poikkeamatta perusetikettistä. Kun olet huolehtinut käsillä olevasta liiketoiminnasta, voit soittaa karkeaan ja kohteliasan puhelun.
Keskity tässä asiassa. Pidä keskustelu keskellä puhelun tarkoitusta ja välttää ajautumista pieniin puheluihin. Jos henkilö, jolle puhut, alkaa kääntyä etusijalle aiheeseen, ohjaa hänet varovasti takaisin asiaan liittyviin kysymyksiin. Älä pelkää olla eteenpäin, kun teet tämän. Jos henkilö, jolle puhut, ajautuu toiseen aiheeseen, tuo se takaisin sanoen: ”Mutta noin…” ja mainitse uudelleen tärkein kohta. Tämä antaa soittajalle tietää, että käsillä oleva aihe on tärkein asia. Mainitse myös, että "et halua ottaa liikaa aikaa." Tämä on ankara, mutta kohtelias tapa pitää puhelu radalla.
Kysy suljetuista kysymyksistä, joten pääaiheessa ei voi olla ajautumista. Sen sijaan, että kysytään, mikä on hyvä aika tavata, kysy: ”Onko 10-vuotias hyvä tapa tavata?” Suljetuissa kysymyksissä on vain tietty määrä vastauksia, enintään kaksi tai kolme, ja tämä pitää keskustelun erityisenä käsillä olevaan aiheeseen.
Yhteenveto puheluista varmistaaksesi, että olet huolehtinut kaikesta. Toista asia uudelleen ja miten sitä käsitellään. Nopea, ”Minä vedän nämä tiedot ylös ja saan raportin teille loppuun mennessä” vahvistaa, että kaikki on hoidettu.
Kysy, onko jotain muuta, mitä voit tehdä, tai muita aiheen aiheita, joista on keskusteltava. Vahvista jälleen puhelun tarkoitusta ja älä välitä muista aiheista. Käytä sellaisia lauseita, kuten "Onko tämä ratkaise ongelma kustannusraportilla?", Tai "Onko jotain muuta voin sisällyttää tähän pakettiin?" Kun puhelu päättyy, toinen pää todennäköisesti myöntää, että ei ole mitään muuta aiheen keskustelua.
Kiitos soittajalle hänen ajastaan tai soitosta (riippuen siitä, kuka aloitti puhelun). Kerro hänelle, että seuratte millä tahansa tavalla tilanteen mukaan. Pysäytä puhelu käyttämällä nopeaa ”Have a nice day” tai “Thanks for calling”. Vältä pitkiä hyviä arvoja, joiden aikana vaihdat liian monta miellyttävää.
vinkkejä
-
Jos tiedät, että tietyllä työtoverilla on taipumus puhua liian kauan, lähetä sähköpostia aina kun mahdollista käsitellä kysymyksiä tai kysyä kysymyksiä.
