Kirjeen mukana toimitettu kirje antaa lahjoittajalle mahdollisuuden selittää lahjan antamisen motivaatiota, miten luovuttaja haluaa käytetyn lahjan ja ehkä lahjoittajaan johtaneen lahjoittajan henkilökohtaisen tarinan. Se tarjoaa tärkeitä tietoja vastaanottajalle.
Kirjoita tai tulosta palautusosoite, kaupunki, osavaltio ja postinumero yhdessä päivämäärän kanssa noin tuuman päässä ylimmäisestä marginaalista. Keskitä se. Yhden tilan rivit ja ohita neljä riviä vastaanottajalle.
Kirjoita tai tulosta vastaanottajan nimi (onko yksilö tai organisaation nimi) vasemmalla reunalla. Kirjoita vastaanottajan osoite, kaupunki, tila ja postinumero kolmeen erilliseen riviin.
Ohita kaksi riviä ja kirjoita tai tulosta “Hyvä herra tai rouva __: ”Vasemmassa reunassa. Jos osallistut organisaatioon, kirjoita kirje presidentille tai puheenjohtajalle. Nämä tiedot löytyvät useimmista sivustoista. Avunantajan kirjeen aluksi on hyväksyttävää: ”Hyvä Punainen Risti:”
Ohita kaksi riviä ja kirjoita tai tulosta lause, jossa ilmoitetaan luovuttajan nimi ja lahjoituksen määrä tai lahjoitettu kohde. Seuraavassa lauseessa voidaan määrittää, miten haluat käyttää tai soveltaa erityisohjelmaan. Jos lahjoituksen mukana ei tule mitään merkkijonoja, niin et välitä siitä, miten lahjoitus käytetään, sano niin. Kuvaile myös, odotatko julkista tunnustusta lahjaasi tai haluatte anonyymiyden.
Ohita kaksi riviä ja anna valinnainen sulkemisosio, joka selittää ehkä perustelusi antamiselle. Lyhyt henkilökohtainen anekdote riittää selittämään motivaatioasi tai kenties ilmaisemaan ihailua vastaanottajan työstä.
Ohita kaksi riviä ja keskitä sulkemisen tervehdys, kuten "Ystävällisin terveisin" tai "Sinun todella". Ohita neljä riviä ja kirjoita nimesi tervehdyksen alle. Kun olet kirjoittanut kirjeen, kirjoita se.
Tarvittavat kohteet
-
Tarkista tai maksumääräys
-
Paperi ja kynä
-
Kirjekuori ja leima
-
Tietokone, jossa on tekstinkäsittelyohjelma
-
kirjoitin
vinkkejä
-
Tallenna jäljennös verotiedostojen kirjeestä.
