Epävirallinen ehdotus on hankkeen ensimmäinen askel. Sen tarkoituksena on lähinnä hankkeen laaja-alaisten tavoitteiden antaminen ja tiettyjen toimenpiteiden toteuttaminen sen saavuttamiseksi. Määrittelemällä, mitä hanke on, mitä hanke tekee ja miten se tekee sen, se voi aloittaa prosessin kohti rahoitusta, henkilöstön jakamista ja muita muodollisia projektinhallintamenettelyjä.
Vaatimus
Urakoitsijan epävirallinen ehdotus sillan rakentamisesta on aloitettava tarpeellisuudesta. Toimeksisaaja avaa ehdotuksensa ilmoittamalla kehittäjän tarpeet. Hän ei todista vain tarvitsevansa siltaa, vaan millaista siltaa hän tarvitsee. Tämä tarpeellisuutta koskeva selvitys vastaa hankkeen tavoitteita ja menetelmiä.
Tällöin kehittäjä tarvitsee sillan, joka ulottuu yli 400-jaardisen joen ja käsittelee kahta liikennekaistaa. Tämä silta on saatettava valmiiksi kahden vuoden kuluessa, koska nykyinen silta ei enää ole käyttökelpoinen.
Päämäärät ja tavoitteet
Toimeksisaaja esittää edelleen laaja-alaisia, mutta erityisiä tavoitteita. Tässä tapauksessa tavoitteena on rakentaa silta, joka täyttää edellä mainitut tarpeet 15 kuukauden kuluessa. Toimeksisaaja asettaa vakiintuneiden tavoitteiden mukaisesti erityistavoitteet, joiden välitavoitteet täyttävät nämä tavoitteet. Tässä tapauksessa sillan suunnittelu valmistuu kolmen kuukauden kuluessa; alustava rakentaminen alkaa heti sen jälkeen, suunnittelulla, palkkaamalla henkilökuntaa ja vuokraamalla laitteita.
Tavoitteilla on tiettyjä kriteereitä. Esimerkiksi ehdotuksessa olisi määriteltävä "alustava rakentaminen" ja asetettava tietty päivämäärä, kun se alkaa.
vaikutukset
Epävirallinen ehdotus viittaa erityisesti vaikutuksiin. Urakoitsija huomauttaa, miksi hänet pitäisi palkata ja miten hänen silta on arvokas. Tällöin hän viittaa hänen aikaisempien rakennettujen siltojensa tietoihin, jotka kaikki täyttyivät ennen aikataulua ja pysyivät ajan testinä.
Toimintasuunnitelma
Lopuksi epävirallisessa ehdotuksessa esitetään toimintasuunnitelma. Toimeksisaaja kirjoittaa, miten hän saavuttaa edellä mainitut tavoitteet. Tavoitteenaan, että silta on suunniteltu kolmen kuukauden kuluessa, hän kirjoittaa, että hänellä on jo arkkitehti mielessä, joka on saatavilla ja jolla on ennätys tällaisten hankkeiden suunnittelusta kolmen kuukauden kuluessa tai vähemmän.
Toimeksisaaja aikoo edelleen liittää jokaisen tavoitteen tiettyyn suunnitelmaan osoittaakseen, miten hän on työn paras urakoitsija.
