Sisäiset valvontatoimet ovat käytäntöjä ja menettelyjä, joita yritykset käyttävät estääkseen virheitä ja petoksia, joihin voi sisältyä varkauksia, kiusaamista, suosimista tai matemaattisia virheitä rahoitusasiakirjoissa. Sinun ei tarvitse olla sertifioitu tilintarkastaja tai sinulla on oltava rahoitusta, jotta voit luoda hyödyllisiä sisäisiä valvontatoimia yrityksessäsi tai asettaa käytäntöjä työntekijöillesi seuraamaan.
Tarkista Co-allekirjoittajat ja valtuutetut allekirjoittajat
Yksi yleisimmistä pienten yritysten sisäisistä valvontatoimista on vaatimus, että tarkastukset allekirjoitetaan. Tämä estää yhden henkilön kirjoittamasta tarkistusta itselleen tai hyväksymästä sopimattomia maksuja. Jos yrityksesi kirjoittaa useita tarkistuksia kuukausittain, saatat luoda käytännön, joka vaatii vain kaksi allekirjoitusta tarkastuksissa, jotka ovat yli tietyn dollarin summan, kuten 500 dollaria. Varmista, että sinulla on allekirjoituskortti valtuutettujen allekirjoittajien allekirjoituksella. Näin pankki voi tarkistaa allekirjoitukset ennen maksun suorittamista.
Pankkien täsmäytykset
Monet yritykset kirjaavat kaikki maksunsa ja tulonsa pääkirjaan, mikä on kirjaa yhtiön rahoitustoimista. Kirjanpalkkion merkinnät perustuvat tarkastuksiin, maksettuun käteiseen ja käteiseen, sähköisiin talletuksiin tai vastaanotettuihin luottokorttimaksuihin. Jos haluat auttaa matematiikkavirheitä ja petollisia merkintöjä, suorita pankkilaskutus kuukausittain vertaamalla pankkisiirtoasi pääkirjaan. Pankkilaskusi sisältää kaikki talletukset, jotka olet tehnyt tai vastaanottanut sähköisesti, ja näytä kaikki tekemäsi maksut. Se sisältää myös kaikki maksamasi pankkikulut, joiden avulla voit sisällyttää ne pääkirjaan.
Hankintamenettelyt
Varmista, että saat parhaan hyödyn ostoksia tehdessäsi, luomalla sisäisen valvonnan, joka määrittää käytäntöjä ostosten tekemiseksi. Tähän voi sisältyä vain hyväksyttyjä myyjiä, jotka vaativat urakoitsijoilta kilpailukykyisiä tarjouksia tai suorittavat useiden toimittajien hintatarkastuksen ennen kuin valitset yhden. Tähän saattaa kuulua, että toimistojohtajan on tarkistettava online-hinnat useissa toimistotiloissa ennen toimistotarvikkeiden, kalusteiden tai muiden laitteiden tilaamista.
Korvausperiaatteet
Luo virallinen henkilöstömenopolitiikka, joka auttaa vähentämään suuria matka-, majoitus-, viihde- ja ateriakustannuksia. Jos annat työntekijöille mahdollisuuden varata omia matka- ja majoitustilaisuuksiaan konferensseissa tai messuilla, he voivat varata lentoja ja huoneita, jotka ansaitsevat heille palkitsemispisteet, sen sijaan että valitsisit edullisimmat varaukset. Edellyttää, että kaikki matkakulut hyväksytään esimiehen etukäteen ja että kaikki kulukorvauslomakkeet sisältävät kuitit.
tarkastuksia
Kolmansien osapuolten tekemien tarkastusten, taloudellisten tietojen, aikalehtien, kustannusten korvausten ja muiden liiketoimintojen tekeminen voi auttaa havaitsemaan ja vähentämään virheitä ja petoksia. Sisäinen tarkastus mahdollistaa yhden työntekijän tai osaston tarkastelemaan toisen työn. Ulkoiset tarkastukset tuovat ulkopuolisen urakoitsijan tai yrityksen tarkastelemaan henkilöstön työtä. Tähän voi sisältyä sertifioidun tilintarkastajan palkkaaminen, jotta voit tarkistaa kirjoja kuukausittain tai neljännesvuosittain. Varaston tarkistaminen voi auttaa sinua havaitsemaan, onko sinulla varkaudesta, ylikuormituksesta tai rikkoutumisesta ongelmia.
