Ajan hallinta on yhtä tärkeää kuin työtehtävien suorittaminen perusteellisesti. Luomalla päivittäisen ajanhallintasuunnitelman, voit pysyä järjestäytyneenä, tehdä mitä on tehtävä ja vähentää stressiä tinkimättä laatua. Riippumatta siitä, hallinnoitko muita, käsittele suuria määriä paperityötä tai käydään päivittäin useita kokouksia ja tapahtumia, tietäen, missä on oltava ja mitä odotetaan teiltä. Ajanhallinta antaa sinulle paremman hallinnan tuotoksestasi ja tekee sinusta entistä vastuullisemman ja turvallisemman.
Tarvittavat kohteet
-
Microsoft Excel
-
Microsoft Outlook
Avaa Microsoft Excelin laskentataulukko. Merkitse sarakkeet viikonpäivillä ja riveillä joka tunti työpäivän aikana. Voit laajentaa sarakkeita ja rivejä klikkaamalla erotuslinjoja ja vetämällä niitä hiirellä. Voit myös käyttää Microsoft Outlookia ajastuksen aikataulun luomiseen. Microsoft Outlook sisältää valmiiksi täytettyjä sarakkeita ja rivejä, jotta tietojen syöttäminen on helpompaa.
Luo luettelo tehtävistä, jotka on suoritettava viikon aikana. Tässä luettelossa on kokouksia, projektin virstanpylväitä tai määräaikoja, verkko-mahdollisuuksia, puhelujen palauttamista, paperityön täyttämistä tai muita tehtäviä, jotka on täytettävä.
Määritä tehtävät Excel-laskentataulukkoon sopivaan päivään ja aikaan. Värikoodin tehtävänä on tarvittaessa napsauttaa ruutua, jonka haluat korostaa, ja napsauttamalla maali-kuvaketta työarkin yläosassa. Valitse eri väreistä.
Jätä koko päivän ajan tehtäviä, jotka päättyvät odotettua pidempään. Jos sinulla on esimerkiksi kokous klo 10.30–11.00, estä kokousaika klo 10.30–11.30. Jätä vähintään 15 minuuttia odottamattomien tehtävien tai lyhyiden taukojen välillä.
Luo aikataulu joka viikko ja noudata sitä. Ajan myötä voit paremmin hallita aikaa ja käsitellä odottamattomia asioita, jotka tulevat esiin työpäivän aikana.
vinkkejä
-
Ajanhallintasuunnitelman luominen ei ainoastaan lisää tuottavuutta, vaan myös vähentää stressiä ja antaa sinulle mahdollisuuden työskennellä enemmän.
Varoitus
Älä yritä ylivaraistaa päiväsi. Yritetään saavuttaa liikaa päivän aikana vain sinusta jäädä. Ajanhallintasuunnitelman luomisessa anna riittävästi aikaa lounaalle, tapaamisiin tai tapahtumiin ja tapahtumiin ja jätä riittävästi aikaa tehtävien suorittamiseen tarkasti työn laadun varmistamiseksi.
