Projektin suunnittelussa voi olla, että prosessin alussa on tehtävä kustannusarviointia; se ei ehkä tiedä kaikkia todellisia kustannuksia ennen hankkeen päättymistä. Ostohinnan vaihtelu on laskentatyökalu, joka laskee näiden kustannusten välisen eron. Tämä osoittaa, ovatko voitot täyttäneet arviot tai ovat korkeampia tai alempia kuin alkuperäiset ennusteet.
Normaalikustannukset
Budjetoinnin aikana yritykset arvioivat yleensä tiettyjä kustannuksia, kuten raaka-aineita, työvoimaa ja yleiskustannuksia. Työntekijät voivat käyttää edellisen tilikauden tietoja, julkisia tietoja tai muita resursseja yrittääkseen arvioida kunkin näistä kuluista aiheutuvat vakiokustannukset. Usein valmistusprosessissa raaka-aineiden ja työvoiman kustannukset vaihtelevat koko vuoden riippuen resurssien saatavuudesta ja tarjonnasta ja kysynnästä. Tämä tarkoittaa, että todelliset kustannukset eivät välttämättä ole samoja kuin vakio tai kustannukset.
Todellinen kustannus
Kun yritys vastaanottaa materiaalit tai työntekijät tai urakoitsijat suorittavat tarvittavan työvoiman, todelliset kustannukset aiheutuvat ja kirjanpitäjä tai kirjanpitäjä voi tallentaa ne tarkasti. Työvoiman todelliset kustannukset voivat olla erilaiset, koska yritys on arvioinut virheellisesti, kuinka monta ihmisen tuntia se tarvitsee hyvän valmistamiseksi tai rakentamiseksi. Todelliset kustannukset kirjataan kuluksi kirjanpitoprosessin aikana, kun taas vakiohinta on velka.
Ostohinnan vaihtelu
Ostohinnan vaihtelu on todellisten kustannusten ja vakiokustannusten välinen ero. Kaava ostohinnan vaihtelun määrittämiseksi talousarviossa on: (vakiohinta * arvioitujen yksiköiden lukumäärä) - (todellinen hinta * todellisten yksiköiden lukumäärä). Jos arvo on positiivinen, todelliset kustannukset kasvoivat. Jos arvo on negatiivinen, todelliset kustannukset laskivat. Yritykset eivät halua kokea suuria vaihteluja kumpaankin suuntaan. Varianssin tunnistaminen on varsin nopeaa johdolle, joka voi tehdä tarvittavat muutokset talousarvioon kulujen ja käteisvarojen kasvun tai laskun kompensoimiseksi.
PPV-esimerkki
Esimerkiksi 1. tammikuuta Sue, ABC, Inc: n kirjanpitäjä, loi budjetin ja arvioi teräskustannukset, joita yritys tarvitsisi ensimmäisellä vuosineljänneksellä 700 dollaria tonnilta ja käytti viisi tonnia. Huhtikuussa ensimmäisen vuosineljänneksen kuluja tarkasteltaessa hän näkee, että teräksen hinta 650 dollaria tonnilta ja yhtiö käytti 5,25 tonnia. Teräksen ostohinnan vaihtelu ($ 700 x 5) - (650 x 5,25 dollaria), joka on 87,50 dollaria ensimmäisellä neljänneksellä.
