Virtuaalitoimiston asentaminen. Globaalissa ympäristössä työpaikoilla ei ole käytännössä rajoja kaikkialla maailmassa olevien työntekijöiden kanssa. Kun kiinteistöjen hinnat nousevat, virtuaalitoimistosta on tullut houkutteleva ilmiö monille liikemiehille. Yritykset voivat sijaita tietyssä paikassa, mutta työntekijät hoitavat päivittäisiä toimistoja eri paikoista, kuten hotelli, kahvila tai koti.
Päätä virtuaalitoimiston yrityksen osoite. Se voi olla postilaatikon numero, tai voit käyttää CMRA (Commercial Mail Receiving Agency) postilaatikkopalvelua yrityskohtaisen osoitteen saamiseksi.
Katso yhteyden asetukset. On useita valita, onko sen sähköpostit, matkapuhelimet, online-foorumit, pikaviestit, VoIP ja muut.
Tee haluamasi virtuaalitoimiston sijainti valmiiksi asennusta varten. Tarjoa paikka ja luo työilmapiiri haluamallasi tavalla. Varmista, että tarvittavan elektroniikan, kuten tietokoneiden, faksilaitteiden ja puhelinlinjojen, asentamiseen on riittävästi tilaa.
Asenna tietokoneeseen tarvittavat ohjelmistot tarpeidesi mukaan. Jotkin ohjelmat on suunniteltu erityisesti Web-neuvotteluihin, esityksiin, kokousaikatauluun ja niin edelleen. On myös hyvä valita luotettava virustorjuntaohjelma, joka suojaa tietokonettasi online-hyökkäyksiltä.
Ota yhteyttä puhelinpalveluntarjoajaan ja hanki moderni puhelinjärjestelmä, jossa on vuorovaikutteinen puhe- vastaus (IVR), jonka avulla voit hallita puheluja ilman, että sinun tarvitsee olla paikan päällä. Niiden sisäänrakennettu tekniikka on kohtuulliseen hintaan, ja ne veloittavat vain todellisesta käytöstä.
Luo intranet-laitos, jonka avulla yrityksen työnantajat pääsevät käyttämään tietoja, elintärkeää viestintää, tiedostoja ja asiakirjoja tai siirtymään virtuaaliseen yksityiseen verkkoon (VPN) siten, että siirretty materiaali on täysin luottamuksellinen. Pidä kirjaa siitä, kuka käyttää organisaation tietokantaa pitämällä kirjautumisia sisäänpääsystä, poistumisesta ja tietojen saatavuudesta.
Suunnittele viralliset tapaamiset työtovereiden, asiakkaiden tai muiden kanssa kahvikupin avulla kaikille sopivaksi. Jos kaikki yhteystietosi eivät pysty fyysisesti olemaan siellä, voit järjestää yhteyden Web-kamerat, matkapuhelimet ja pikaviestit.
Varmista, että työntekijät lähettävät säännöllisesti laskentataulukoita tallentaakseen työaikansa. Tarkastellaan systemaattisesti näitä aika-arkkeja arvioidun tunnin perusteella, joka tarvitaan tiettyihin tehtäviin, jotta ei-tuottavaa aikaa voi tarkastaa.
vinkkejä
-
Useat liiketoimintasovellukset ovat "sviittejä", jotka sisältävät useimmat ohjelmat, joita tarvitaan virtuaalitoimiston perustamiseen ja jopa enemmän. Jotkut suosituimmista sviiteistä ovat Microsoft Office, Lotus, Corel ja AppleWorks. Jos sinulla on budjetti, anna työntekijöillesi tarvittavat varusteet, kuten kannettava tietokone, Wi-Fi-matkapuhelin, VoIP ja muut laitteet. Sitten sinä ja työvoimasi voidaan yhdistää tehokkaasti.
Varoitus
Varmuuskopioi tiedot säännöllisesti, jotta päivittäinen liiketoiminta ei sulkeudu kokonaan, jos järjestelmä kaatuu. Tämä voi olla todella painajainen skenaario.
