Olitpa sitten pienyritys tai sen taloushallinto, on tärkeää, että ymmärrät korvattavien kulujen ja verotettavien tulojen väliset erot. IRS on erityisesti silloin, kun on kyse siitä, mitä voidaan luokitella korvattaviksi kustannuksiksi, ja seuraamukset voivat johtaa, jos teet niin väärin. Huolellinen kirjanpito ja tulojen säilyttäminen ovat välttämättömiä, jos yrityksesi on koskaan auditoitu.
Mitkä ovat korvattavat kulut?
Kun tarjoat asiakkaalle tavaroita tai palveluita, voi olla tilanteita, joissa otat ylimääräisen palvelun tai kohteen kustannukset pois asiakkaalta. Voit halutessasi olla laskuttamatta asiakasta näistä kustannuksista. Jos teet näin, summa näkyisi myöhemmin tilikaavion tuloina. Koska se ei ole säännöllistä tuloa, on tarpeen erottaa toisistaan.
Aina kun aiheutat kustannuksia asiakkaan puolesta työn aikana, nämä kustannukset kuuluisivat korvattavaan kustannusluokkaan. Esimerkiksi toimitusmaksut tai matkakustannukset voidaan laskea korvattaviksi kustannuksiksi. Polttoainekustannukset, ateriat tai hotellihuoneet voidaan myös luokitella korvattaviksi. Normaalissa liiketoiminnassa korvauslaskenta edellyttää, että tämä on kustannus, kun otat sen ja tuloerän, kun laskut sen asiakkaalle.
Jos olet pienyritys ja käytät alihankkijaa, saatat joutua käsittelemään ylimääräisiä korvattavia kuluja, joita kutsutaan läpikuluihin. Esimerkiksi, jos toimitat asiakkaalle noin 500 dollaria kuukausittain ylläpitopalveluja, ja maksatte 500 euroa kuukaudessa alihankkijalle työn suorittamiseksi, kyseiset kustannukset eivät ole tuloja sinulle, vaan kuluksi. Sinun on toimitettava alihankkijalle lomakkeen 1099 tilikauden lopussa ja pidettävä huolellisesti kirjaa siitä, mitä laskutit asiakkaallesi ja mitä maksat samasta työstä.
Ovatko takaisinmaksut verotettavia tuloja?
Kun korvaus maksetaan työntekijälle tai yritykselle, se on kirjattava asianmukaisesti, jotta sitä voidaan pitää verottomana. Esimerkiksi työntekijän palkkakorvauksessa korvaus on kirjattava sellaisenaan eikä sisälly ainoastaan työntekijän muihin tuloihin. Yrityksen tilikartassa sinun on huomattava, että se on korvattava kustannus, kun dokumentoit sen ensimmäisen kerran. Tällä tavoin voit myöhemmin tarkistaa tuloluettelosi tarkistamaan, ettei se ole verovelvollinen.
Edellyttäen, että kulut ja tulorivikohdat on asianmukaisesti dokumentoitu ja seurattu, korvauksia ei pidetä verotettavina tuloina. Et saa korvausta tavarasta tai palvelusta tässä tapauksessa, vaan pikemminkin luovutetaan tietty määrä rahaa, joka maksetaan sinulle myöhemmin.
Korjattavien kustannusten asianmukainen seuranta
Palautettavien kulujen oikean kirjaamisen lisäksi sinun on säilytettävä tarkat tiedot. Tee kaikki mahdolliset kustannukset koskevat kuitit, lausunnot tai muut asiakirjat. Pidä jäljennös varainhoitovuoden veropapereista, jotta voit viitata siihen tilintarkastuksen tai mahdollisten kysymysten yhteydessä. Ilman asianmukaista dokumentointia IRS voisi väittää, että korvattavat kustannukset olisi pitänyt käsitellä verotettavina tuloina, mikä johtaisi siihen, että yrityksesi olisi enemmän tilikauden lopussa.
