Kokouksen johtaminen voi tehdä tai rikkoa oman nousunne yrityksen ylimmälle tai kunnioitustasolle johtajana. Kokouksen johtamisen ei tarvitse olla stressaavaa, se voi olla hauskaa. On mahdollista purjehtia sujuvasti seuraavassa kokouksessa, jota ohjaat.
Lähetä sähköpostiviesti ennen kokousta, jossa esitetään haluamasi asialista ja aiheet. Olkaa yksityiskohtaisia ja yksityiskohtaisia siitä, kuinka kauan kokous kestää ja missä se tapahtuu.
Saavuta kokous 10 minuuttia ennen kuin muut osallistujat aikovat tehdä niin. Ota aikaan tarvittavat asiakirjat, saat kupin kahvia (tai muuta juomaa, jotta kurkku kuivuu puhuessasi) ja sijoitat itsesi huoneen eteen.
Tervehdys kaikille, kun he tulevat huoneeseen, kättelevät ja tekevät silmäkosketusta. Ohjaa ne osoitettuihin paikkoihin, jos se on tarpeen.
Nimitä joku ottamaan muistiinpanoja tai pöytäkirjoja kokouksesta.
Avaa kokous nopealla esittelyllä, joka seisoo pöydän, toimisto- tai kokoushuoneen edessä, jossa kokous järjestetään. Siirry edellisen kokouksen pöytäkirjoihin ja pyydä hyväksyntää. Kun sinulla on kyseinen hyväksyntä, kysy kysymykset kyseisen päivän esityslistasta ennen kuin jatkat.
Aloita vuoropuhelu tai tiedotus ensimmäisestä liiketoiminta-aiheesta. Anna muiden vastata, lisätä ja keskustella. Jos ihmiset puhuvat vuorostaan raskaasti, pyydä heitä kunnioittamaan muita huoneessa olevia ja odottamaan suullisesti niiden pisteitä.
Pysy hallussa. Kun ihmiset pääsevät käsiksi käsillä olevaan aiheeseen, hienosti mutta voimakkaasti puuttuvat ohjaamaan kaikki takaisin keskeiseen kysymykseen. Jos annat keskustelun harhaan, se heijastaa kykyäsi johtaa kokousta.
Kokouksen päätteeksi nousta ja kiitä kaikkia siitä, että tulit. Muistuta heitä kaikista niistä tehtävistä, jotka he ovat myös sitoutuneet. Ravista käsiä, jos ihmiset poistuvat kokouksesta.
