Luottamukselliset tiedot ovat tietoja, jotka haluat säilyttää täysin yksityisinä, joko liiketoiminnallisista tai henkilökohtaisista syistä. Jos lähetät luottamuksellisia tietoja toiselle osapuolelle, se on riskialtista toimintaa. Sinun pitäisi turvata luottamuksellinen viesti aivan kuten suojaat mitä tahansa, jonka mielestäsi on suuri arvo.
Yleiset skenaariot
Yritykset lähettävät usein luottamuksellisia tietoja muille liikekumppaneille tai työtovereille koskien salaisia projekteja. Yksi esimerkki on, jos yksi yritys harkitsee sulautumista toisen kanssa, sen on ilmoitettava suunnitellusta suunnitelmasta eikä halua kilpailijoiden tietävän vielä. Toinen yleinen skenaario, jossa yhden osapuolen on lähetettävä luottamuksellisia tietoja, jos elokuvan kirjoittaja haluaa lähettää julkaisemattoman käsikirjoituksen ohjaajalle. Työnantaja voi lähettää luottamuksellisen työtarjouksen ehdokkaalle tai hakija voi pyytää pitämään hakemuksensa yksityisenä. Kaikissa kolmessa tapauksessa on viisasta laatia luottamuksellisuutta koskeva kirjeen kirjoitus liitteenä olevien tietojen johdanto-osaksi.
Miksi kansikirja?
Kun lähetät luottamuksellisia tietoja sähköpostitse tai sähköpostitse, vaarana on, että luvattomat kolmannet osapuolet sieppaavat ne. Mutta vaikka tieto saavuttaa vastaanottajansa turvallisesti, riskit ovat kuitenkin huolimatta siitä, että aiottu vastaanottaja suhtautuu tietoihin ja pitää ne yksityisenä. Voit minimoida riskin kirjoittamalla kansiviestin, joka vahvistaa haluasi täydellistä luottamuksellisuutta.
Mitä sisällyttää
Yksi ensimmäisistä kirjeen sisältävistä kohteista on merkintä "Luottamuksellinen" tai "Henkilökohtainen ja luottamuksellinen", joka on painettu lihavoituina, suurikokoisina kirjaimina yläreunan yläpuolella tai suoraan kirjaimen rungon yläpuolella. Muistuta vastaanottajaa yleisesti siitä, mitä tiedonanto viittaa, kuten "keskustelu, jota olimme äskettäin koskeneet hanketta X". Ilmoittakaa selvästi, että kaikki sen sisällön sisältö, jota vastaanottaja aikoo lukea, pidetään täysin luottamuksellisina - mikään puolue pitäisi tarkastella sitä, paitsi nimenomaisesti nimetyt vastaanottajat.
Muut näkökohdat
Ennen kuin lähetät luottamuksellisen asiakirjan toiselle osapuolelle tietyissä olosuhteissa, on järkevää saada henkilö tarkastelemaan ja allekirjoittamaan tiedot, jotka eivät ole julkisia - varsinkin jos kyseessä on erittäin luottamuksellinen tieto. NDA määrittelee, mitä sisältyy, kun viitataan luottamuksellisiin tietoihin, vastaanottajan velvollisuuksiin ja mihin tahansa tiettyyn aikatauluun tietojen pitämiseksi yksityisenä. Vahvista avaamattomien sopimustenne keskeiset ehdot kirjeen kirjeenä. Sinun pitäisi myös sisällyttää kopio allekirjoitetusta NDA: sta myös kansilehden takana.
