Määritelmän mukaan kattavan raportin tarkoituksena on tutkia aihe tai ajatus yksityiskohtaisesti. Liiketoiminnassa käytetään usein kattavia raportteja yrityksen taloudellisen tilanteen arvioimiseksi ja keskustelemiseksi. Kattavia raportteja voidaan käyttää myös muihin tarkoituksiin, kuten yhteenveto uudesta liiketoimintakehityksestä tai uuden kohdemarkkinoiden kuvaamisesta. Oppiminen täsmällisen raportin kirjoittamisesta voi olla hyödyllinen liike-elämän taito jokaiselle tasolle.
Ennen kirjoittamisen aloittamista
Ennen kuin aloitat kattavan raportin kirjoittamisen, kerää kaikki asiaankuuluvat tiedot, tiedot, kaaviot, taulukot ja asiakirjat, joihin sinun tulee viitata kirjoittaessasi. Sinun pitäisi luoda ääriviiva, kirjoitustyökalu, jonka avulla voit järjestää ajatuksesi strukturoituun muotoon. Suunnitelma koostuu yleensä lyhyistä lauseista tai lauseista, jotka voivat olla lähtökohtana raportin eri osille. Vaikka nämä kohdat vaihtelevat kirjoittamasi raportin tyypin mukaan, ne voivat sisältää tiivistelmän, johdannon, sisällysluettelon, useita pääosan kappaleita, johtopäätöksen, liitteen ja referenssiosion.
Raportin kirjoittaminen
Kun käytät ääriviivojasi, voit aloittaa kirjoittamalla ensimmäisen kattavan raportin luonnoksen. Aloita esittely, joka kertoo lukijoille, mitä he aikovat lukea ja selittää tärkeimmät kohdat, jotka raportissa tehdään. Lisää käyttöönoton jälkeen useita kohtia tai tiettyjä osia, jotka käsittelevät raportin keskeisiä kohtia. Kirjoita raportin päätteeksi yhteenveto raportista. Johtopäätöksessä olisi yhdistettävä kaikki raportissa esitetyt tärkeimmät seikat. Se voi sisältää suosituksia tai mielipiteitä käsiteltävänä olevasta aiheesta.
Yhteenveto
Kun olet kirjoittanut raporttisi, on hyödyllistä kirjoittaa tiivistelmä. Tämä koostuu useista kappaleista, joissa esitetään yhteenveto koko raportista. Tiivistelmän tulisi antaa lukijalle tiivistetty esikatselu kattavasta raportista, jotta he voivat valita kohokohtia. Tämä paperi-osa on usein hyödyllinen kiireisille johtajille, jotka haluavat esikatsella raporttia saadakseen ymmärryksen siitä, mitä se on. Yksi lyhyt esimerkki tiivistelmästä voi olla:
Esimerkki:
Digital Shirts, Inc. tarjoaa huippuluokan mittatilaustyönä valmistettuja paitoja, joissa on oma algoritmi. Myymälämme sijaitsevat joissakin maan hienoimmissa ostoskeskuksissa, lähes yksinomaan korkeamman tulotason kaupungeissa. Myyntitiimimme ovat hyvin koulutettuja luomaan käsityöläisten paitojen ostokokemuksen jokaiselle asiakkaalle.
Tämä raportti on tilattu kuvaamaan yrityksen ehdotetun uuden siiven yksityiskohtia.
Viiden viime vuoden lukujen perusteella raportti osoittaa, että tulot ovat pysähtyneet, kun taas muut huippuluokan vähittäismyyjät näkevät ennätyksen. Laajan tutkimuksen jälkeen tutkimusosasto on todennut, että jokaisella yrityksellä, jolla on ilmoitettu tulojen nousu, oli myös digitaalista sisältöä, joka yhdistää ne asiakkaisiinsa.
Tutkimus- ja kehitystoiminta on päättänyt, että digitaalinen sovitusohjelma, joka on suunniteltu antamaan jokaiselle paidalle täydellinen istuvuus ilman laajoja henkilökohtaisia vierailuja, lisäisi huomattavasti tuloja. Tässä raportissa kerrotaan tarkemmin, miten sovellusta käytetään, kuinka paljon käytännön tutkimusta on tehty, ja tämän tekniikan käyttöönotosta.
On suositeltavaa, että kaikki myymälät alkavat sisällyttää uuden digitaalisen asennusteknologian ja että koulutus- ja markkinointimateriaalit olisi luotava ajoissa, jotta tuleva loma-aika voidaan hyödyntää.
Tukevat asiakirjat ovat hyödyllisiä
Luettele liitteen kaikkien raporttien käyttämien kaavioiden, taulukoiden tai grafiikan lähde ja lisää tutkimuslähteet viittaussivulle. Nämä asiakirjat lisäävät argumenttejasi.
Muokkausprosessi
Kun ensimmäinen luonnos on valmis, siirry läpi kattavan raportin ja tee muutoksia ja lisäyksiä. Saatat päätyä useisiin luonnoksiin kirjoittamisprosessin loppuun mennessä. Pidä kohdeyleisö mielessäsi koko kirjoittamisprosessin ajan. Käytettävän kielen tyyppi vaihtelee sen mukaan, kuka lukee kattavan raportin. Jos esimerkiksi kirjoitat alan asiantuntijalle, saatat sisältää monimutkaisia, toimialakohtaisia termejä. Mutta jos kirjoitat maallikkomiehelle, älä käytä ammattikieltä ja hämmentäviä lyhenteitä. Joissakin tapauksissa voi olla järkevää kirjoittaa jokaiselle sidosryhmälle eri kattava raportti.
Kun olet kirjoittanut kirjoittamisen
Kun olet suorittanut kirjoitusprosessin, on tärkeää korjata työsi useita kertoja ja tehdä tarvittavat korjaukset. Ennen kuin lähetät kattavan raportin suunnitellulle yleisölle, harkitse yrityksen viestintäosaston jäsenen oikaisua ja muokkaa asiakirjaa. Tämä vaihe on ratkaisevan tärkeää, jos yleisö lukee kattavan raportin tulevaisuudessa.
Tarkkuus, oikea kielioppi ja oikeinkirjoitus ovat keskeisiä, varsinkin jos raportin lukee yrityksen ylemmän tason johtajat. Vaikka jokainen yrityksen yrityksen toimiston jäsen ei lue työsi, laaja kattava raportti voi vain näyttää paremmalta, kun edistymisaika tulee.
