ISO, kansainvälinen standardointijärjestö, pitää tiukkoja ohjeita liiketoimintaan liittyvien asiakirjojen valvonnasta. Kaikkien ISO-sertifikaattien yrittäjien on osoitettava todennettavissa oleva tapa käyttää, päivittää ja tallentaa asiakirjoja, jotka liittyvät yrityksen kokoonpanon hallintaan.
Ohjattavat asiakirjat
Kaikki ISO-standardin soveltamisessa käytettävät asiakirjat on ohjattava yritykselle ominaisen laatujärjestelmän (QMS) avulla. ISO määrittelee valvotun asiakirjan sellaiseksi, joka täyttää nämä kriteerit sovelletusta standardista riippumatta.
Laadunhallinta
Ohjattu asiakirja voidaan tallentaa sähköisesti, levyllä, paperilla tai valokuvana. QMS varmistaa kunkin asiakirjan eheyden noudattamalla tiettyjä asiakirjojen käyttöä ja tallennusta koskevia sääntöjä. Yksittäisten yritysten QMS: n laajuus vaihtelee yrityksen koon, henkilöstön osaamisen ja liiketoiminnan monimutkaisuuden mukaan.
Rakenne
ISO-standardissa on tyypillisesti neljä asiakirjarakenteen tasoa: käytäntö, menettely, työohje ja lomakkeet ja tietueet. Jokainen taso on suunniteltu tietylle alueelle ja sitä sovelletaan organisaation kaikilla tasoilla. Jokaista asiakirjatyyppiä voidaan käyttää lähes kaikissa liiketoiminnoissa.
