Kun aloitat uuden organisaation, rakennat tiimin tai määrität projektin, on tärkeää tietää, mihin tarkoitukseen ja soveltamisalaan on tarkoitus osallistua. Tätä selventävää asiakirjaa kutsutaan tilausasiakirjaksi.
Mikä on peruskirjan asiakirja?
Peruskirja on virallinen asiakirja, joka on suunnitelma siitä, mitä organisaatio, tiimi tai projekti on tarkoitus toteuttaa ja toteuttaa. Se sisältää kuka on mukana, mitkä ovat tavoitteet, kenellä on valtuudet ja mitä ja kuka ja kuka on, jos ryhmään tai hankkeeseen liittyy elinkaari, kun se on valmis.
Historiallinen harjoitus
Perusasiakirjat ovat olleet olemassa keskiajalta lähtien. 1215-luvulta peräisin oleva Magna Carta selkiytti Englannin kuninkaan asemaa samalla kun se on oikeutettu baroneille, muille kiinteistöomistajille ja kirkolle.
Kaikkien historian aikana peruskirjat on arvostettu organisaation ja projektin oikeuksia kuvaavista asiakirjoista sekä siitä, mitä on suoritettava. Vuokrattuista yrityksistä, joilla on kuninkaallinen valta, kun he esittivät uuden maailman löytävän kolonialistisia sanoja sanovat asiakirjat, eiliset peruskirjat ovat samanlaisia kuin nykyiset organisaatiodokumentit.
Mikä on hankkeen peruskirja?
Hankkeen peruskirjassa ei määritellä vain hankkeen tavoitteita ja toimijoita. se suojaa tiimiä pelättävältä "laajuudeltaan", joka näkee monet hankkeet muuttumattomiksi.
Ennen hankesuunnitelmaa laaditaan peruskirja; siinä kuvataan hankkeen tavoitteet ja tavoitteet. Se sisältää myös projektin taustan, jossa selitetään sen tarkoitus ja se, mitä se tarvitsee. Peruskirjassa hahmotellaan projektin laajuus ja ilmoitetaan, mitä tuloksia on, tehtävät, joista tiimi vastaa ja työtehtävät joukkueella ei odoteta toimivan. Jälkimmäinen on ratkaiseva tekijä, jotta voidaan estää "laajuuden hiipuminen", joka voi johtaa yhä laajempiin vastuuihin, mikä voi lopulta uhata määräaikoja.
Perusoikeuskirjassa olisi myös määrättävä johtajuutta, sidosryhmiä ja tiimin jäseniä. Siinä esitetään hankkeen ja talousarvion kriittiset päivämäärät sekä riskit ja oletukset sekä riippuvuudet ja rajoitteet. Siinä on selkeytettävä hankkeen johtajan valtuudet, mukaan lukien, voivatko he palkata henkilökuntaa. Lopuksi sen olisi luotava viestintäpelin suunnitelma, joka sisältää parametrit siitä, kuinka nopeasti vastauksia odotetaan kyselyissä.
Hankkeen peruskirja on tarkoitus allekirjoittaa periaatteessa sidosryhmien ja johdon toimesta. Sen pitäisi vähentää väärinkäsittelyä ja antaa vahva valo projektin elämään. Sen katsotaan myös olevan tapa myydä projekti johdolle hyväksyttäväksi.
Hyvän ryhmän peruskirjan kirjoittaminen
Samoin kuin hankkeen peruskirjassa, työryhmän peruskirjassa olisi noudatettava samoja asioita kuin jokaiselle joukkueelle. Sen osat ovat samankaltaisia, mutta niitä sovelletaan ryhmään eikä projektiin.
Siinä selitetään, miksi tiimi luodaan ja millaisia hankkeita se aikoo johtaa samalla, kun siinä esitetään tiimin tulevaisuuden tavoitteet ja selvennetään parametreja, joilla mitataan ryhmän menestystä.
Peruskirjassa mainitaan selkeästi roolit - jotka ovat vastuussa siitä, mitä heidän valtuutensa johtavat, kuka ryhmän jäsenet ovat, mitä taitoja he kaikki tuovat pöydälle ja miten näitä taitoja parhaiten käytetään. Asiakirjassa selvitetään joukkueelle osoitettu budjetti sekä niiden käytettävissä olevat resurssit. Siinä vahvistetaan myös, miten sisäiset tarkastukset ja arvioinnit toteutetaan tiimin hankkeiden edistymisessä sekä tiimien arvioinnin suorittaminen ja niiden tiheys. Myös viestintämenetelmät ja odotukset olisi esitettävä.
Hyvän tiimin peruskirjan pitäisi auttaa pitämään väärinkäsityksiä mahdollisimman vähäisinä ja pitämään tiimin keskittyneenä tavoitteisiinsa.
Peruskirjat ohjaavana voimana
Tilausasiakirjassa selvennetään valtarakenteita, luodaan viestintäsuunnitelmia ja se toimii karkeana ohjeena talousarvioista ja määrärahoista. Kaikki tämä saattaisi näkyä häiritsevinä asioina, ennen kuin he edes aloittavat. Peruskirja auttaa suojelemaan hankkeita ja tiimejä asettamalla ohjeita ja selkeitä pyrkimyksiä sekä rajoituksia odotuksiin ja rooleihin. Hyvin kirjoitettu tilausasiakirja tarjoaa ja suojaa tiimien, hankkeiden ja järjestöjen mahdollisuuksia.
