Varastojärjestelmät sisältävät yksityiskohtaiset tiedot yhtiön omaisuuden tuotteista, määristä ja varastojen sijainnista. Varastojärjestelmän ensisijaisena tarkoituksena on pitää kirjaa varastotarvikkeista. Syyt tarkkojen varastontietojen säilyttämiseen ovat mm. Kirjanpito, asiakkaiden tilausten täyttäminen, varastojen täydentäminen ja kyky löytää tietty kohde.
Varasto taseessa
Ensisijainen syy ylläpitää inventaariojärjestelmää on pitää kirjaa yhtiön varoista. Jokaista yritystä varten varasto edustaa sijoitusta. Kyseisen sijoituksen saldo esitetään taseessa. Jotta voidaan noudattaa valtion tilinpäätösraportoinnin tarkkuutta koskevia standardeja, yritysten on varmistettava, että taseessa esitetyt varastojen saldot heijastavat varastossa olevien tuotteiden todellista arvoa.
Varastojen täsmällisyys varastojen täydentämiseksi
Säilyttämällä tarkka käsitys varastosta käsin, myymälän varastojen täydennysjärjestelmä säilyttää halutut varastotasot. Kun kenkiä ostetaan ja skannataan varastosta, varastojen täydennysjärjestelmä asettaa varastotilaukset jälleenmyyntikeskuksesta. Kun varastot eivät ole tarkkoja, varastojärjestelmä voi uskoa, että varastot ovat valmiina. Tällainen varastojen epätarkkuus aiheuttaa sen, että varastonhallintajärjestelmä ei järjestä tarvittavia tarvikkeita uudelleen, ja seurauksena voi olla varastotilanne ja menetetty myynti.
Varaston tukimyynti
Yritykset investoivat varastoon, jotta tuote olisi helposti saatavilla asiakkaiden kysynnän tyydyttämiseksi. Kuvittele ostoksia kenkäkaupassa, jossa ei ollut kenkiä varastossa. Asiakkaat lähtevät kaupasta, myynti laski ja kauppa sulkeutuu. Varastojärjestelmän asianmukaisen huollon avulla myymälä säilyttää tarkat varastotietueet, jotka puolestaan pitävät hyllyt varastoituna uusimpien tyyleiden ja koon mukaan. Jotta varastonhallintajärjestelmä olisi täsmällinen, henkilöstön on toimittava asianmukaisesti kaikkien varastotulojen, tuottojen ja myyntitapahtumien varastoinnin yhteydessä.
Sijainnin paikantaminen
Tarkka varaston sijainnin säilyttäminen varastojärjestelmässä antaa työntekijöille mahdollisuuden mennä nopeasti tiettyyn säilytysastiaan löytääkseen tarvittavan tuotteen. Kuvittele kenkäkaupan takahuoneessa 10 000 paria kenkiä. Jos varastoa ei tallenneta ja kirjanpidosta tarkasti, miten työntekijä voisi löytää asiakkaalle tietyn tyylin ja kengän koon? Tuotteen tarkkojen tietojen, käden määrän ja säilytyspaikan järjestäminen ja ylläpito mahdollistavat työntekijöiden pääsyn varastoon nopeasti.
