Vaikka sanoja "kiinnitys ja kotelo" käytetään usein vaihdettavasti liikekirjeissä, ne edustavat eri menetelmiä, jotka sisältävät kohteiden sisällyttämisen. Tiukassa merkityksessä liitettä pidetään osana kirjettä, kun taas koteloa käsitellään erillisenä asiakirjana. Joillekin organisaatioille, kuten hallitukselle, jokaisen käyttötarkoitus määritellään lähetetyn kirjeenvaihdon avulla, kun taas toisille joko käyttö on hyväksyttävää.
Liitteen lisääminen
Liite on asiakirja, joka on osa liikekirjettä. Se lisää tai tarkentaa kirjeessä olevia tietoja. Joissakin esimerkeissä on laskentataulukko, joka tarjoaa visuaalisen selityksen taloudellisesta laskutuksesta tai ennusteista, joka antaa graafisen kuvan liiketoiminnan suuntauksista tai budjetista. Kun lähetät liitetiedoston, kirjoita sana "Liite" kirjaimen vasempaan alakulmaan, jossa on puolipiste ja liitetiedoston numero. Sinun tulisi myös mainita sen kirjeen rungossa, että kohde on liitetty (tai useita kohteita on liitetty), jotka parantavat tai selittävät lisätietoja kirjeessä.
Mukaan lukien kotelo
Kotelo on asiakirja, joka on liikekirjan lisäksi. Se voi olla itsenäinen asiakirja, eikä se edellytä liikekirjan selittämistä siitä, mitä asiakirja on tai miten sitä tulkitaan. Kun lähetät kotelon liikekirjeeseen, aseta kirjaimet ”Enc” puoli-kaksoispisteeseen tai kirjoita sana ”Kotelo” vasemmalla puolella olevan kirjaimen alaosaan. Laita sitten asiakirjan nimi. Tämä varoittaa lukijaa siitä, että kirjeenvaihto sisältää toisen asiakirjan. Yksi esimerkki koteloon soveltuvasta asiakirjasta on jatkokirja, joka sisältyy kansilehdellä. Jatka on erillinen kirjaimesta ja se on helposti yksin.
Liitteet sähköpostissa
Joissakin tilanteissa ei ole käytettävissä mitään menetelmää erottelemaan liitteen ja kotelon välillä. Yksi näistä tilanteista tapahtuu, kun lähetät liikekirjan sähköpostitse. Koska kotelointimahdollisuutta ei ole annettu, ja sähköposti on sähköisen lähetyksen muoto, kaikki sähköpostitse lähetetyt asiakirjat tulevat liitteeksi. Liite lisätään sähköpostiviestiin ladattavana kohteena, joka lähetetään sähköpostin rungon mukana.
Liittovaltion hallitus
Liitteiden ja koteloiden käyttöä tietyissä liittovaltion viranomaisissa voi olla sääntöjä. Esimerkiksi kirjeenvaihtokäsikirjassaan US Geological Survey kuvaa miten käsitellä liitetiedostoa ja koteloa lähetettäessä niihin kirjeenvaihto. Käsikirjan mukaan lähetät kohteen liitetiedostona, kun kirjeenvaihto on muistio, mutta jos se on kirjain, sinun on käytettävä sanaa kotelo lisäasiakirjoja varten. Kirjoita kumpaankin kohtaan "Kotelo" tai "Liite" kaksi riviä allekirjoituslohkon alapuolelle. Näin saat lukijan etsimään kotelot tai liitteet. Jos ne puuttuvat, pyydä niitä lähettämään, koska ne on tarkoitettu lähetettäväksi kirjeen tai muistion kanssa.
Jos on useampi kuin yksi liite tai kotelo, ilmoittakaa kuinka monta "2 koteloa" tai "3 liitetiedostoa". Jos jompaakumpaa ei tunnisteta tekstistä, käytä sanan jälkeen kaksoispistettä, jota seuraa asiakirjan otsikko tai selitys seuraavalla rivillä. Esimerkiksi: "Kotelo:" (seuraava rivi) luetellaan kaksi välilyöntiä ja lisää "John Q. Adamsin jatkaminen" päättämättä välimerkkejä. Kun on useita koteloita tai liitetiedostoja, joita ei mainita tekstissä, otsikossa tai kuvailla kullakin erillisellä rivillä. Esimerkiksi: 2 Liitetiedostot: (seuraava rivi) luetellaan kaksi välilyöntiä ja kirjoita: "John Q. Adamsin jatkaminen" (seuraava rivi) luetelmakohta kaksi välilyöntiä ja kirjoita: Palkintojen ja saavutusten luettelo, jossa ei ole lopullisia välimerkkejä.
