Yrityksen omistajana sinun velvollisuutesi on seurata talouttasi ja maksaa veroja ajoissa. Riippuen mieltymyksistäsi voit tehdä oman kirjanpidon, palkata ammattilaisen tai nimetä jonkun organisaatiossasi käsittelemään tätä työtä. Riippumatta siitä, mitä vaihtoehtoa valitset, ota aikaa tutustua eri kirjanpitojärjestelmiin. Varmista, että ymmärrät selkeästi yksittäisten sisäänkäyntijärjestelmien ja kaksoismerkintäjärjestelmien väliset erot manuaalisten ja atk-ohjelmistojen lisäksi.
Mikä on kirjanpitojärjestelmä?
On olemassa erilaisia kirjanpitojärjestelmiä, ja jokaisella on erityispiirteitä. Niillä kaikilla on yhteinen tarkoitus: hallita yrityksen taloudellista toimintaa, kuten sen tuloja, kuluja ja velkoja. Tässä digitaalisessa aikakaudessa useimmat kirjanpitäjät käyttävät kehittyneitä järjestelmiä, joissa on myöhästyneitä maksumuistutuksia, kehittyneitä raportointimahdollisuuksia, automaattisia varmuuskopioita, pilvipohjaisia palveluja ja paljon muuta.
Ilman kirjanpitojärjestelmää sinulla on vaikea saada kirjoja valmiiksi kuukausittaiseen ja vuosittaiseen raportointiin, seurata päivittäisiä kustannuksiasi ja arvioida yrityksen taloudellista suorituskykyä. Manuaaliset laskelmat ovat vanhentuneita ja alttiita ihmisvirheille. Tietokoneistetut kirjanpitojärjestelmät puolestaan ovat tarkkoja ja tekevät kaiken helpommaksi. Sinun tai tiimisi säästää aikaa ja rahaa samalla, kun estät kalliita virheitä.
Nämä ohjelmat voivat käsitellä kaikenlaisia kirjanpitotietoja ja luoda yksityiskohtaisia raportteja. Niiden avulla voit laskea työntekijöille maksettavat ja maksettavat palkat, kirjata liiketoimet, tarkistaa luottokäyrän suhdeluvut ja käsitellä myyntiin, palkanlaskentaan, inventointiin ja muihin liiketoimintasi keskeisiin näkökohtiin liittyviä tietoja. Jotkin kirjanpitojärjestelmät on suunniteltu pienille yrityksille ja freelancereille, kun taas toiset ovat kiinnostuneita suurille yrityksille, valtion virastoille tai tietyille toimialoille.
Kirjanpito-ohjelmistotyypit
Kirjanpitojärjestelmän valinta riippuu budjetista, asetuksista ja liiketoiminnan koosta. Neljä päätyyppiä rahoitusohjelmistojärjestelmistä ovat:
- Yksittäiset järjestelmät
- Kaksoiskäyttäjät
- Manuaaliset kirjanpitojärjestelmät
- Tietokoneistetut kirjanpitojärjestelmät
Nämä voidaan jakaa edelleen useisiin muihin luokkiin, kuten pilvipalveluiden ohjelmisto, mukautettu kirjanpito-ohjelmisto, yritysresurssien suunnitteluohjelmisto, kaupallinen off-the-shelf-ohjelmisto ja paljon muuta. Uusimmissa ohjelmissa on markkinointi- ja myyntiautomaatiomahdollisuudet, rajoittamaton laskutusaikataulu, palkkahallintomoduulit ja muut huippuluokan ominaisuudet. Niiden soveltaminen kirjanpitoon ylittää päivittäisten taloudellisten toimintojen seurannan.
Yksittäiset järjestelmät ovat perusvaihtoehto. Kuten heidän nimensä viittaa, ne tallentavat jokaisen tapahtuman yhdellä merkinnällä kirjanpitolokiin. Tämä menetelmä on helppokäyttöinen eikä edellytä kirjanpitokoulutusta. Se vetoaa pieniin yrityksiin, joiden toiminta on vähäistä. Haittapuoli on se, että se on altis virheille eikä seuraa saamisia, velkoja, velkoja ja muita.
Suurin osa nykyisistä rahoitusohjelmistojärjestelmistä, mukaan lukien pienyrityksille suunnitellut järjestelmät, käyttää kaksoismerkintöjä. Tämä tarkoittaa, että jokainen tapahtuma sisältää vähintään kaksi tiliä, mikä mahdollistaa tarkemman raportoinnin ja oikea-aikaisen virheiden havaitsemisen.
Manuaaliset ja tietokoneistetut laskentajärjestelmät
Molemmat kirjanpitojärjestelmät perustuvat samoihin periaatteisiin. Manuaalinen kirjanpito on kuitenkin aikaa vievää ja siihen liittyy enemmän paperityötä. Niiden, jotka käyttävät sitä, on laadittava tilinpäätösraportit, laskettava kokeilutaseet, kirjattava liiketoimet fyysisiin rekistereihin ja niin edelleen. Koska kaikki tehdään manuaalisesti, ihmisen virheiden riski on suurempi.
Tietokoneistetut järjestelmät puolestaan tallentavat rahoitustapahtumia sähköisesti ja voivat virtaviivaistaa toimintojasi. Käyttäjät voivat katsella tietoja eri muodoissa, tallentaa sen pilviin ja käyttää sitä liikkeellä. Esimerkkejä ovat FreshBooks, Zoho Books, FreeAgent, QuickBooks, Xero ja ActivityHD.
Hyvin riippuen voit valita myös toimialakohtaiset kirjanpitojärjestelmät, kuten Sage 300 Construction ja Real Estate, Abila MIP Fund Accounting tai Sage Fixed Assets. Monet ohjelmat on suunniteltu erityisesti terveydenhuoltolaitoksille, valmistusyrityksille, voittoa tavoittelemattomille ja muille organisaatioille.
