Komitean kokouksissa on tärkeä rooli sekä voittoa tavoittelemattomien että voittoa tavoittelevien yritysten toiminnassa. Vaikka jotkin valiokunnat toimivat epävirallisesti, jäsenten kokous on tarpeen tiettyjen tehtävien suorittamiseksi, muut valiokunnat ovat muodollisempia. Joillakin on oikeudellinen vastuu sellaisista asioista kuin taloudellinen tarkastus, johtoryhmän valinta, osakeanti, jäsenhyväksyntä ja turvallisuusvalvonta. Nämä komiteat ottavat todennäköisemmin käyttöön muodollisen kokousrakenteen, jossa käytetään sellaisia pöytäkirjoja kuin Robertin työjärjestys tai vastaavat säännöt.
Tarvittavat kohteet
-
esityslista
-
Minuutit
Valmistele ja lähetä kirjallinen esityslista vähintään viikkoa ennen valiokunnan kokousta. Kaikki valiokunnan jäsenet tarvitsevat aikaa tarkastella esityslistaa ja valmistautua aiheisiin, joista keskustellaan kokouksessa.
Soita kokous järjestämään ajoissa. Tätä tekee tyypillisesti valiokunnan puheenjohtaja. Sihteeri panee merkille kaikki, jotka ovat läsnä kokouksessa, kun he ottavat minuutteja. Kokouksen tilaaminen ajoissa kannustaa ihmisiä näyttämään ajoissa ja osoittamaan kunnioitusta kaikkia valiokunnan jäseniä ja niiden aikaa.
Levitä esityslistan kopioita ja kokouksen aikana esitettäviä raportteja. Jos valiokunta kokoontuu jatkuvasti, jaa kopiot edellisestä kokouksesta. Anna valiokunnan jäsenille aikaa tarkistaa pöytäkirja, esityslista ja muut raportit. Kysy, onko edellisen kokouksen pöytäkirjaa koskevia kommentteja, ja kysy sitten, onko olemassa liikettä ja toinen hyväksyä minuutit.
Noudata esityslistan järjestystä kattamaan jokainen kohta kokouksen aikana. Salli käsiteltävien esityslistan tekeminen käsiteltävänä olevan asialistan kannalta. Tunnista jokainen jäsen, joka haluaa puhua liikkeessä. Anna yhden henkilön puhua kerralla ja antaa jokaiselle henkilölle mahdollisuus tulla kuulluksi, jos se on mahdollista. Pyydä äänestystä ehdotuksesta, kun keskustelu on saatu päätökseen. Joissakin tapauksissa jäsenet ehdottavat tarkistuksia ja valiokunnan puheenjohtaja pyytää äänestystä tarkistuksista ennen ehdotusta.
Lopeta kokous, kun esityslista on saatettu päätökseen tai kun kokouksen aikataulu päättyy. Valiokunnan puheenjohtaja voi lykätä kokousta ilman ehdotusta, toista tai äänestystä. Sihteeri tallentaa epätäydellistä liiketoimintaa siten, että se voidaan asettaa seuraavan kokouksen esityslistalle.
vinkkejä
-
Useimmat muodolliset valiokuntien kokoukset edellyttävät jäsenten päätösvaltaisuutta, jotta kokouksessa olisi lupa. Organisaation säännöt määrittelevät, miten päätösvaltaisuus on saavutettu. Se on yleensä vähintään puolet jäsenistä.
