Manuaalinen palkanlaskentajärjestelmä suoritetaan kokonaan käsin, kun taas tietokoneistettu palkkajärjestelmä mahdollistaa sen, että yritys pystyy käsittelemään palkanlaskennan omalla palkkaohjelmallaan. Manuaalinen järjestelmä voi johtaa palkkalistoihin ja on yleensä hidas, työläs prosessi. Tietokoneistetut järjestelmät tarjoavat useita etuja, kuten tarkkuuden ja nopeuden lisäämisen.
Ajan tuonti
Monet työnantajat käyttävät työaikajärjestelmää, kuten kelloa, työntekijöiden työajan seurantaan. Manuaalinen järjestelmä vaatii työntekijöiden ajan seurantaa käsin, mutta tietokoneistetulla palkkajärjestelmällä on mahdollisuus lähettää automaattisesti työntekijöiden merkinnät ajanhallintajärjestelmästä palkanlaskentajärjestelmään.Tällainen järjestelmä voi erottaa säännölliset aukioloajat ylityötunneista, vaikka työntekijät voivat joskus joutua tekemään muutoksia.
Automaattiset laskelmat
Tietokonepohjaiset palkanlaskentajärjestelmät voivat pyörittää työntekijöiden työtunteja neljännesvuosisegmentteihin ja laskea tarkasti työtuntien ja maksettavien kokonaisten tuntien määrän, mikä säästää manuaaliseen laskentaan käytettyä aikaa. Nämä järjestelmät laskevat kaikki maksutaajuudet, kuten viikoittain, kahdesti viikossa, puolivuosittain ja kuukausittain, saatujen syöttötietojen perusteella.
Tietokonepohjainen palkkajärjestelmä laskee automaattisesti työntekijän lakisääteiset vähennykset, kuten verot ja palkanmaksut sekä vapaaehtoiset vähennykset, kuten pysäköintimaksut, 401 (k) maksut ja lääketieteelliset hyödyt. Palkkasumman henkilö yksinkertaisesti syöttää tiedot, joihin vähennykset perustuvat, kuten lomakkeen W-4 tiedot liittovaltion tuloverosta.
Palkkakäsittely
Manuaalinen palkanlaskentajärjestelmä edellyttää, että tulostat palkkikirjoitukset kirjoituskoneella tai käsin. Tietokoneistetussa palkkajärjestelmässä on suora talletuskapasiteetti, joka säästää suoriin tarkistuksiin ja sovitteluun käytettyjä varoja. Palkkakirjojen ja palkkio-osien tietokoneistettu tulostus tapahtuu myös nopeasti äänenvoimakkuudesta riippumatta.
Raporttien luominen
Tietokonepohjainen palkkajärjestelmä luo palkkalaskelmia, joiden avulla voit tarkistaa palkkasumman kaksinkertaisesti ennen kuin suoritat palkkakirjoja tai maksat tontteja. Yhdysvaltain työministeriö vaatii työnantajia pitämään palkkaselvityksiä vähintään kolmen vuoden ajan. Tietokonepohjainen järjestelmä mahdollistaa jokaisen palkka-ajan palkanlaskennan tulostamisen, ja myös tallentaa tiedot järjestelmään loputtomiin.
Tietokonepohjaiset järjestelmät auttavat varmistamaan palkkasummien noudattamisen tuottamalla veroraportteja, mukaan lukien neljännesvuosittaiset ja vuosittaiset palkatiedot sekä työntekijöiden W-2-lomakkeet. Nämä järjestelmät tarjoavat yhtiön kirjanpitäjille tiedot, jotka ovat tarpeen yhtiön palkanlaskennan verojen ja täsmäytysvelvoitteiden käsittelemiseksi, ja tulostamaan tarvittavat raportit. Lisäksi nämä järjestelmät seuraavat etuuspäiviä, kuten lomaa ja henkilökohtaista aikaa, jotka on otettu ja maksettu.
