Yritykset käyttävät usein tietokoneistettua kirjanpitojärjestelmää kirjanpitotapahtumien ja -tietojen käsittelyyn ja ylläpitämiseen. Järjestelmä absorboi ja tallentaa nämä tiedot käyttämällä moduuleja, kuten velkoja, myyntisaamisia, kokeilutasapainoa ja palkkahallintoa. Tietokoneistettu kirjanpitojärjestelmä on joko suunniteltu tietylle yritykselle tai se ostetaan kolmannelta osapuolelta (esim. Timberline tai MAS 200). Tietokoneistettu kirjanpitojärjestelmä on arvokas työkalu monille yrityksille.
Nopeus
Järjestelmä käsittelee tietoja nopeasti. Kun tiedot on liitetty siihen liittyvään moduuliin, kuten palkka- tai maksuvelvollisuuteen, järjestelmä käsittelee ja tallentaa sen välittömästi.
Automaattinen generointi
Suurimmalla osalla tietokoneistetuista kirjanpitojärjestelmistä on ominaisuuksia, kuten tilausten tekeminen ja niihin liittyvien laskujen luominen. Työnantaja voi luoda asiakkailleen tilejä, tallentaa niiden nimet, osoitteet, tilaukset ja laskut niin kauan kuin se on tarpeen. Tietokoneistettu järjestelmä mahdollistaa myös työnantajan tilitietojen laatimisen ja tulostamisen. Lisäksi monilla kirjanpitojärjestelmillä on palkkahallintatoiminto, joka mahdollistaa täydellisen palkanlaskennan, mukaan lukien tarkastusten ja raporttien tuottamisen ja tulostamisen.
ajantasaisuus
Työnantaja voi tulostaa ja tulostaa asiakkaiden tilauksia, laskuja ja kaikkia muita kirjanpitotapahtumia tarpeen mukaan. Hän voi myös helposti löytää työntekijöiden palkanlaskennan tietoja, kuten nykyisen osoitteen ja maksumäärän, ilman, että heidän tarvitsee etsiä arkistokaappeja henkilöstötiedostojen löytämiseksi.
Poistaa manuaalisen käsittelyn
Tietokoneistettu kirjanpitojärjestelmä poistaa manuaalisen käsittelyn. Jälkimmäisessä käsitellään ja kirjataan yrityksen tulot, kulut, voitot, tappiot ja sovinto käsin, mikä luo paljon tilaa virheille. Palkka- ja liiketoimintatapahtumat kirjataan myös manuaalisesti. Tietokoneistetun kirjanpitojärjestelmän avulla työnantajalla on sujuvampi kirjanpito- ja tasapainotusprosessi.
Henkilöstön motivaatio
Tietokonepohjainen kirjanpitojärjestelmä edellyttää usein henkilöstön koulutusta uusien taitojen oppimiseksi, jotta heistä tuntuu motivoituneena. Lisäksi työnantaja voi ulkoistaa koulutuksen ohjelmistoyrityksen edustajalle, mikä aiheuttaa vähemmän paineita henkilöstön jäsenille hallinnoimaan itse koulutusta.
Yksinkertaistaa tarkastuksia
Jos liittovaltion tai valtion hallitus päättää tarkastaa yrityksen, tietokoneistettu kirjanpitojärjestelmä yksinkertaistaa prosessia. Yleensä ennen tilintarkastusta tilintarkastaja ilmoittaa työnantajalle postitse tilintarkastukseen tarvittavat asiakirjat. Tarkastuksen luonteesta riippuen asiakirjoihin voi sisältyä veroilmoituksia, palkanlaskentorekisteriä ja tilikarttaa.
Tietokoneistettu kirjanpitojärjestelmä voi tallentaa monta vuotta tietoa. Jos tarkastus edellyttää sitä, työnantaja voi tutustua monien vuosien takaisiin tietoihin. Jos tilintarkastaja pyytää tilintarkastuksen aikana kirjanpidollista asiakirjaa, työnantaja voi nopeasti hakea sen järjestelmästä sen sijaan, että se ryöstää tallennuslaatikoiden avulla etsimään kovia kopioita.
Vähentää upottamista
Tietokoneistettu kirjanpito-ohjelmisto vaikeuttaa työntekijöiden varastamista yritykseltä. Esimerkiksi, jos palkkalistoilla työskentelevä työntekijä yrittää maksaa itselleen enemmän kuin sallittu määrä, hänen varkautensa todennäköisesti löydetään, koska kirjanpitojärjestelmä tallentaa kaikki tallennetut tapahtumat.
