Business Weekin artikkelissa kesäkuussa 1975 esiteltiin ajatus paperittomasta toimistosta. Toimistot käyttävät kuitenkin paperia ja monissa tapauksissa suuria määriä paperituotteita. Kotimaisten yritysten ja kotitoimistojen kasvun myötä yhä enemmän paperia käytetään. Toimistotarvikkeiden vastuullinen hallinta ei merkitse vain sitä, että tiedät mitä ostaa ja missä paperitavarat säilytetään, vaan myös miten vähentää sen käyttöä, miten vanhoja paperitavaroita voidaan käyttää uudelleen ja miten paperitavarat kierrätetään.
Tarvittavat kohteet
-
Paperitavaran tarvikkeet
-
Varastointipaikka
Ota selvitys siitä, mitä paperitavarat toimistossa on jo tekemällä luettelon kustakin tyypistä (tiedostot, paperityynyt, kirjelomakkeet jne.) Ja kunkin määrän. Katsokaa nimettyyn paperitavaratilaan, jos sellainen on, ja kysy ihmisiltä, mitä heillä on pöytiinsä.
Kysy ihmisiltä, millaisia paperitavaroita ne käyttävät ja kuinka paljon ne arvioivat käyttävänsä seuraavien kolmen kuukauden aikana. Käynnistä pääluettelo. Selvitä myös, mitä paperitavarat haluavat, joita he eivät vielä ole käytettävissä.
Vertaa pääluetteloa siitä, mitä ihmiset tarvitsevat seuraavien kolmen kuukauden aikana luetteloon siitä, mitä paperitavarat ovat jo toimistossa.
Harkitse uudelleen vain osittain käytettyjen paperitavaroiden käyttöä. Leikkaa paperi, jolla on kirjoitus- tai valokopiointi vain yhdeltä puolelta, ja sido tai leikkaa se yhteen, jotta voit muodostaa muistilehtiä. Jaa vanhoja käyntikortteja, jotta ihmiset voivat tehdä muistiinpanoja tai luetteloita. Käytä vanhoja kirjekuoria saadaksesi kuitit tai tiedostojen kansiot. Kannusta ihmisiä kehittämään omia tapoja käyttää paperia uudelleen.
Valitse, missä paperitavaratarvikkeet ostetaan vertaamalla hintoja. Tarkista, tarjoavatko tavarantoimittajat alennuksia irtotavarahankintoihin ja tarjoavatko he usein ostokortin säästöjä varten. Vertaa mukautetun painetun yrityksen kirjelomakkeen hintoja. Paikallisen tulostimen hinnat saattavat olla verrattavissa suurten paperitavarakauppojen hintaan.
Aseta tilaa tallentamaan toimistotarvikkeita. Tämä voi olla kaappi tai vain laatikko arkistokaapissa. Päätä menetelmästä, jolla toimistotyöntekijät pääsevät paperitarvikkeisiin. Jos paperitavaroiden jakelua ohjataan, määritä yksi henkilö pitämään avainta ja kehittämään järjestelmä, jossa ihmisten on kirjauduttava ulos paperitavarat, jotka ne ottavat. Järjestä paperitavarat avaruuteen ja pidä samankaltaisia esineitä yhdessä.
Aseta aikataulu, jolla säännöllisesti tarkistetaan paperitavaroiden varastot ja uudelleenjärjestelyt. Tilaa toimittajien uutiskirjeet pysyäksesi ajan tasalla kaikista tarjouksista tai myynnistä.
vinkkejä
-
Aseta kierrätysastiat käytetyille paperitavaroille ja rohkaise ihmisiä käyttämään niitä. Hävitä luottamuksellisia tietoja sisältävä paperi ja vie kaikki paperi paikalliselle kierrätyskeskukselle.
