Itsesi esitteleminen on suoraviivaista, koska on olemassa vakiintunut yleissopimus. Voit aina ravistella uuden tuttavanne kanssa ja kertoa hänelle nimesi. Sähköpostiin pääseminen on vaikeampaa. Mikä on asianmukainen tervehdys? Kuinka muodollinen pitäisi olla? Kuten minkä tahansa yritysviestinnän yhteydessä, on tiettyjä sääntöjä, joita sinun tulee noudattaa, jotta viestisi ammattilainen säilyisi.
Craft on pakottava aihe
Koska viestisi saattaa kilpailla 500 muun kanssa vastaanottajan postilaatikossa, sinun on luotava aihe, joka kannustaa vastaanottajaa avaamaan sähköpostisi. Mainitse tässä joku, joka on viitannut sinuun - "Jennifer Williams ehdotti, että otan sinuun yhteyttä" - koska perehtyminen saattaa rohkaista sinua napsauttamaan. Voit myös mainita sähköpostisi tarkoituksen. ”Tarjoamalla ruokailupalveluja” pitäisi houkutella vastaanottajaa napsauttamaan. Pidä aihealue alle 30 merkkiä, joten se on luettavissa älypuhelimessa.
Käytä muodollista tervehdystä
Sähköposti tunnistetaan vähemmän muodolliseksi viestintämenetelmäksi kuin yrityskirjeille, ja saatat olla houkuttelevaa ottaa vastaan vastaanottajasi epävirallisesti, esimerkiksi ”Hei David”. se ei ole asianmukaista, jos lähetät sähköpostiviestin jollekin konservatiiviselle teollisuudelle, kuten rahoitukselle tai hallitukselle. Jos olet epävarma, ”Hyvä herra Matterson”, tai yksinkertaisesti ”Mr. Matterson ”toimii hyvin.
Esittele itsesi
Anna nimi, työnimike ja muut tiedot, jotka ovat tärkeitä vastaanottajalle. Tämä on tilaisuutesi tehdä ihmisen yhteys vastaanottajan kanssa esimerkiksi mainitsemalla yhteinen koulu, työpaikka tai teollisuus. Voit esimerkiksi kirjoittaa: ”Nimeni on Sonia Jindal. Olen kollegani UCLA-alamäki, joka työskentelee graafisessa suunnittelussa. ”Keskinäisen tuttavuuden mainitseminen on plus, koska vastaanottaja voi olla vastaanottavampi, jos joku tietää ja luottaa siihen.
Selitä mitä haluat
Selitä, miksi kirjoitat. Pidä viesti selkeänä ja ytimekkäästi väärinkäsitysten välttämiseksi. ”Työskentelen ABC-yhtiössä ja haluaisin kertoa sinulle tapahtumasta, jonka käynnistämme” on parempi kuin “Uutiset uuteen tapahtumaan!” Sisällytä selkeä toimintakehotus kertomalla vastaanottajalle, mitä haluat tapahtua Seuraava. Jos haluat aikatauluttaa esimerkiksi jatkokutsun, voit kirjoittaa: ”Haluaisin suunnitella puhelun keskustelemaan asiasta edelleen, koska voimme tehdä yhteistyötä. Olisiko maanantai-iltapäivä sinulle?
Lopeta kiitollisuudella
Kiitos vastaanottajalle hänen ajastaan ja huomionsa. Sähköpostit, jotka ovat kiitollisia, saavat 36 prosentin korotuksen keskimääräisiin vastausprosentteihin. Hyviä vaihtoehtoja ovat "kiitos etukäteen", "kiitos paljon aikaa", tai yksinkertaisesti "kiitos." Kirjaudu ulos nimesi ja yhteystietosi mukaan.
Älä unohda muokata
Muista tarkistaa sähköpostisi ennen lähettämistä. Sinulla on vain yksi mahdollisuus tehdä ensivaikutelma, ja oikeinkirjoitusvirheet saattavat näyttää teiltä ammattimaisuutta. Varmista, että kielioppi on paikallaan ja että käytät täydellisiä lauseita ja virallista kirjoittamista sen sijaan, että käytät ystävien kanssa käytettyjä lyhenteitä ja ilmauksia, mutta ei pomo.
Se voi auttaa tulostamaan kirjeen ja lukemaan sen äänekkäästi ja jos sinulla on joku, kysy ystävältä tai sukulaiselta lukea myös sen, mitä kirjoitit.
