Ilmaisu "sisäinen muistio" on lyhyt sanoista "sisäinen muistio". Sisäisiä muistioita käytetään tiedon levittämiseen sekä massiivisten pyyntöjen esittämiseen yrityksessä, osastossa tai ryhmässä. Sisäisissä muistioissa kiinnitetään huomiota ongelmiin, ja ne ratkaisevat ongelmia lukemattomien muiden hyödyllisten toimintojen välillä organisaatiossa.
vinkkejä
-
Kun kirjoitat sisäistä muistioa, pidä se yksinkertaisena ja päästä suoraan pisteeseen.
Miksi kirjoitat sisäisen muistion?
Sisäinen muistio on tehokas tapa tavoittaa monia organisaatioita nopeasti ja tehokkaasti. Muistion avulla voit helposti tehdä seuraavat toimet:
- Selvitä tai analysoi kohdetta.
- Tee suosituksia.
- Aseta muistutukset.
- Antaa ohjeita.
- Lähettää materiaaleja.
- Tee ilmoituksia.
- Ilmoita raportteja.
- Pyydä maksuja.
- Pyydä hyväksyntöjä.
Avain tehokkaaseen sisäiseen muistioon on pitää se yksinkertaisena. Viestisi tulisi olla suppea ja toimitettava mutkattomassa muodossa, joka saa viestin selkeästi. Sisäinen muistionäyte voisi lähettää kahvila- lounaita ja uutta, parannettua valikkoa käsittelevän yrityksen koko tutkimuksen tulokset.
Miten muotoilet sisäisen muistion?
Voit nopeasti luoda muistio-mallin Wordissa tai löytää sisäisen muistion näytteen verkossa. Sisäisen muistion otsikossa on neljä keskeistä osaa. Ensimmäinen on muistion vastaanottaja tai vastaanottaja, jota edeltää “TO”. Toinen on muistion lähde, jota edeltää “FROM”. Kolmas on päivämäärä, jota edeltää “DATE” ja neljäs komponentti on aihe muistion edestä, jota edeltää “SUBJECT”.
Sinun pitäisi käyttää vastaanottajien oikeita nimiä ja nimiä. Esimerkiksi, jos Tom Maxwell on puheenjohtaja, hänet on listattava nimellä "Tom Maxwell, puheenjohtaja." Jos nimiä on liian monta, voit käyttää "All Staff" - tai "Department Heads" -ohjelmaa lyhyyyden vuoksi. Sinun pitäisi myös tunnistaa itsesi muistion lähteenä. Nimesi ja nimesi noudattavat otsikkoa ”FROM”. Sinun ei tarvitse kirjautua ulos muistion lopussa, mutta voit lisätä nimesi nimikirjoituksesi todentamisen muotoon.
Muistion aiheen tulisi olla sen sisällön kuvaava. Sen sijaan, että käytät yleisiä termejä, kuten "Policy", sinun pitäisi kirjoittaa lyhyt lause, kuten "Uusi käytäntö, joka on voimassa 1. kesäkuuta 2018."
Miten kirjoitat sisäisen muistion viestin?
Wordissa oleva muistio-malli voi antaa muotoilua, mutta se ei anna sinulle neuvoja sisällöstä. Yleensä aina oltava tiivis. Sisäisessä muistiossa on oltava yhden kappaleen johdanto, jossa kuvataan muistion tarkoitus. Sitten sinun pitäisi kuvata, mitä muistio kehotti. Keskity vain siihen, mitä vastaanottajien on tiedettävä, ja mihin toimiin ne on ryhdyttävä vastauksena muistioon. Vielä epävarma siitä, mitä kirjoittaa? Noudata alla olevaa sisäistä muistionäytettä:
Päivämäärä: 1. joulukuuta 2018
Mistä: Maria Ruben
Vastaanottaja: Henkilökunta
Uudet tunnit voimaan 1. tammikuuta 2019
Tämän muistion tarkoituksena on varoittaa henkilökuntaa siitä, että yrityksen kuntosalin aukioloajat muuttuvat. Useiden työntekijöiden pyyntöjen jälkeen olemme päättäneet jatkaa tuntikausia tyypillisten työaikojen jälkeen niille, jotka saattavat päätyä ylitöihin uudessa kehityshankkeessa. Kuntosali on nyt avoinna klo 6.00–11.00. Kerro minulle, jos sinulla on kysymyksiä tai kommentteja.
Maria Ruben
Senior HR -johtaja
Varmista aina, että olet lopettanut muistion kohteliasta muistiinpanosta ja tarjoa tarvittaessa apua. Lopeta sisäinen muistio lyhyt yhteenveto, toistamalla olennaiset kohdat ja sulkemalla puheluita.
Onko muistio hyvä tai huono uutinen, on aina parasta olla kohtelias, täsmällinen, pisteeseen ja tarjota apua ahkerille työntekijöille, jotka saattavat tarvita sitä. Jos kamppailet muotoilun tai sanamuodon kanssa, yritä tarkastella joitakin Wordin online-muistilomakkeita ja siirtyä sieltä.
