Jos sinulla on kuluttajakäyttö sellaiseen tuotteeseen tai palveluun, joka ei täyttänyt odotuksiasi, yksi parhaista tavoista varmistaa huolenaiheesi vakavasti on kirjoittamalla valituskirje. Vaikka voi olla vaikeaa määrittää paras tapa aloittaa kantelukirje, on olemassa useita erilaisia strategioita.
Kirjeen lähettäminen
Valituksen lähettäminen tietylle henkilölle vähentää todennäköisyyttä, että kirjeesi jätetään huomiotta tai "putoaa halkeamien läpi". Aloita kirje lähettämällä se sille henkilölle, jolla on valtuudet vastata kanteluun. Älä unohda sisällyttää henkilön nimeä. Tyypillisesti yhtiön verkkosivuilla on tietoa siitä, kuka tai missä ohjata asiakkaiden valituksia. Ennen kuin kirjoitat kirjeenne, tee joitakin tutkimuksia varmistaaksesi, että lähetät sen asianomaiselle henkilölle.
Mennä asiaan
Aloita lyhyt otsikko, joka viittaa ongelmaan, jota yrität ratkaista, ennen ensimmäistä kohtaa, niin monta yksityiskohtaa kuin mahdollista. Jos esimerkiksi valitus koskee lentoyhtiön lentoa, sisällytä matkustuspäivä, reitti ja lennon numero. Otsikon jälkeen ensimmäisessä kappaleessa on esitettävä yhteenveto valituksesta. Pääset pisteeseen nopeasti ensimmäisen kohdan ensimmäisessä virkkeessä ja hahmottele yrityksen tavaroihin tai palveluihin liittyvät valitukset. Sisällytä niin monta yksityiskohtaa kuin voit, samalla kun pysyt ytimekkäästi ja kunnioittavasti.
Aloita positiivisella
Toinen tapa aloittaa kantelukirje on käyttää ensimmäistä kohtaa sanomalla jotain positiivista yrityksen tuotteista tai palveluista ennen kuin aloitat kantelunne. Tämä lähestymistapa asettaa lukijan vähemmän kilpailijoihin, mikä voi johtaa siihen, että hän on halukkaampi työskentelemään kanssasi, jotta voit käsitellä valitusta. Aloita ensimmäinen lause, jolla on hyvät kokemukset yrityksen kanssa aikaisemmin, korostamalla joitakin yrityksen positiivisia ominaisuuksia ja hahmottele sitten kantelusi luonne toisessa virkkeessä tai kappaleessa.
Yleisiä vinkkejä
USA.gov tarjoaa vinkkejä siitä, miten kirjoittaa tehokas valitusviesti, ja huomauttaa, että usein postissa lähetetty paperikirja on tehokkain tapa ottaa yhteyttä yritykseen. Saat myös parempia tuloksia, jos käytät suoraa, ei-vastakkaista ääntä; vihainen, uhkaava tai sarkastinen kirje voi olla vähemmän tehokas kuin kirje, joka on rauhallinen ja järkevä. Lisäksi sinun on ilmoitettava selvästi, miten haluat ongelman ratkaisevan. Lopuksi, dokumentoi jokainen tekemäsi vaihe ja jokainen kirjoittamasi kirjain ja säilytä kopiot.
