Tehokas viestintä ja tiedonvaihto ovat molemmat kriittisiä hankkeen onnistumiselle. Selkeä viestintä varmistaa, että jokainen tiimin jäsen ymmärtää roolinsa ja tavoitteensa projektissa. Jatkuva tietojenvaihto pitää kaikki tiimin jäsenet tietoisina edistymisestä ja korostaa kaikkia ongelmia, jotka saattavat vaikuttaa edistymiseen. Jos viestintä ei onnistu tehokkaasti, se voi johtaa kalliisiin viiveisiin, jotka vaikuttavat hankkeen onnistumiseen.
Projekti suunnitelma
Projektisuunnitelma on keskeinen kaikissa projektiviestinnissä, kuten TechRepublic on ilmoittanut. Suunnitelman avulla jokainen tiimin jäsen tietää, mitä hankkeen tulisi toimittaa ja kuka vastaa. Se tarjoaa keskeiset päivämäärät ja projektiriippuvuudet ja rikkoo monimutkaisia ohjelmia pienempiin osiin, joita yksittäiset jäsenet voivat helpommin ymmärtää.
Näkemys
Viestintä varmistaa, että jokaisella tiimin jäsenellä on sama näkemys projektin tuloksesta. "Houston Business Journal" -julkaisussa 2002 kuvattiin, miten arkkitehdit, rakennusyhtiö ja kehittäjät tekivät yhteistyötä asiakkaiden yritysten johtajien kanssa hankkeen onnistumisen saavuttamiseksi yhdellä jaetulla tavoitteella - yrityspuistolla, joka vastaisi käyttäjien tarpeisiin.
Viestinnän suunnittelu
Suuri projekti sisältää monia tiimin jäseniä ja laajan valikoiman viestintäkanavia. Tehokkaan viestinnän ja tiedonvaihdon varmistamiseksi on tärkeää, että projektipäällikkö suunnittelee ja hallinnoi prosessia alusta alkaen ja tunnistaa, kuka tarvitsee erilaisia tietoja hankkeen eri vaiheissa. Prosessi on jatkuvaa konsulttiprojektin Perfect mukaan, joka toteaa, että projektipäälliköt käyttävät suurimman osan ajastaan viestintätehtäviin.
Tiedonhallinta
Tiimin jäsenet tarvitsevat nopean pääsyn uusimpiin projektien dokumentaatioihin. Luomalla yksittäisen projektin verkkosivuston tai tietokannan, projektipäälliköt voivat keskittää kaikki tiedot ja antaa tiimin jäsenille turvallisen pääsyn tärkeisiin asiakirjoihin, kuten suunnitelmiin, aikatauluihin, toimittajiin, kokousten pöytäkirjoihin ja edistymiskertomuksiin.
Status
TechRepublic tunnistaa tilaraportit yhtenä tärkeimmistä projektiviestinnöistä. Tilan päivitysten jakaminen varmistaa, että kaikki tiimin jäsenet ovat tietoisia kriittisistä ongelmista tai odottamattomista muutoksista, jotka saattavat vaikuttaa projektien aikatauluihin tai kustannuksiin. Ne voivat sitten ryhtyä tarvittaviin korjaaviin toimiin.
Työkalut
Viestintävälineet, kuten sähköposti, videoneuvottelut ja telekonferenssit, tekevät projektiryhmän jäsenille helppoa ja kätevää tehdä yhteistyötä ja vaihtaa tietoja, vaikka he työskentelevät eri paikoissa. Sosiaalisen verkostoitumisen työkaluilla on myös tärkeä rooli projektinhallinnassa. Jäsenet voivat käyttää työkaluja, kuten Twitteriä tai Facebookia, lähettääksesi lyhyitä tilapäivityksiä tai kommentteja tärkeistä projektikysymyksistä.
