Tehokkaat viestintäsuunnitelmat tuovat lisäarvoa organisaatioille ja tekevät usein eron ohjelmien onnistumisen ja epäonnistumisen välillä. Mutta mikä on tehokas viestintäsuunnitelma? Viestintä määritellään "prosessiksi, jossa yksilöiden välistä tietoa vaihdetaan symbolien, merkkien tai käyttäytymisen yhteisen järjestelmän kautta." Tehokas viestintäsuunnittelu auttaa estämään esteitä luomalla yhteinen kieli ja muotoilemalla viesti. Nämä suunnitelmat auttavat järjestämään avainsanahierarkian ja määrittelemään yleisön yksityiskohdat ajoituksen ja toimituksen osalta.
Suunnittele viestiä tehokkaasti
Tehokkaat viestintäsuunnitelmat asettavat viestin hallinnan, tulosten saavuttamisen ja onnistumisen mittaamisen. Suunnitelmissa määritellään perusteet kuka, mitä, missä, miksi ja miten tahansa viestintäprojekti, ohjelma tai yritys. Suunnitelman luominen pakottaa sinut miettimään tavoitteitasi ja ennakoimaan reaktiot, mukaan lukien esteet, ennen julkisuuden aloittamista. Viestintäsuunnitelmassa keskitytään myös ponnisteluihisi tarjoamalla yhteyksiä, asettamalla painopisteet ja kehittämällä linjausta. Sen avulla voit kehittää johdonmukaisen viestin, joka rakentaa vauhtia ja on räätälöity käytettävään mediaan.
Suunnitelman rakentaminen
Tietoliikennesuunnitelmat ovat kooltaan ja tarkoituksestaan riippuen erilaiset, mutta jotkin keskeiset osat ovat: Analysoi tilanne. Mikä on ongelma tai mahdollisuus, joka on olemassa? Miten teollisuus tai yritys muuttuu? Käynnistätkö jotain uutta? Onko sinulla tutkimustietoa? Onko tämä hätätilanteessa tai kriisitilanteessa? Ovatko taloudelliset tai poliittiset tekijät merkityksellisiä? Mikä on historia? Tunnista ensisijainen ja toissijainen yleisö. Mikä on yleisönne koko? Mikä on heidän tietonsa tilanteesta? Miten ne toteutetaan? Ovatko he vastaanottavaisia? Tehosta viestiä. Miksi he tarvitsevat tätä viestiä? Oletko vaikuttanut yleisösi? Pyydetään heitä ryhtymään toimiin? Vastustavatko he sitä? Onko viestiin kerroksia? Määritä jakauma. Miten pääset yleisöön? Voivatko ryhmät auttaa sinua välittämään tämän viestin? Mitä mediaa sopii viestisi kanssa? Kuinka nopeasti sen täytyy mennä ulos? Mikä on yleisönne suositus? Asettaa tavoitteita. Mitä yrität saavuttaa? Mistä tiedät, jos saavutat sen? Onko se mitattavissa? Kuinka kauan sen pitäisi kestää? Mikä on budjettisi? Mittaa tulokset. Saitko tavoitteesi? Tarvitaanko seuraavia vaiheita? Tarvitseeko mitata ajan mittaan?
Viestintäsuunnitelmien tyypit
Yrityksestä riippuen viestintäsuunnitelmat ovat yleensä organisaation eri tasoilla. Yrityksen näkökulmasta suunnitelmassa keskitytään yrityksen visioon, tehtävään ja strategioihin. Se voisi myös sisältää koko organisaation merkin. Tuotetasolla viestintäsuunnitelmat voivat auttaa käynnistämään tuotteen, laajentamaan tuotevalikoimaa, rakentamaan tuotemerkin tai lisäämään markkinaosuutta. Suhdetoimintaryhmä hakee uutisia ja miten mediaa käytetään useiden markkinoiden saavuttamiseen. Se voi sisältää myös kriisiviestinnän sekä yhteisön suhteita. Henkilöresursseissa keskitytään työntekijöiden viestintään. Miten voimme välittää työntekijöillemme tietoa strategioista, ohjelmista, muutoksista ja koulutuksesta? Sijoittajasuhteiden tavoitteena on saada taloudellista etua yhtiöön, rakentaa mainetta yhteisössä ja lisätä luokituksia.
Sanan saaminen ulos
Median kasvun myötä kommunikaattoreilla on monia valintoja, mutta yleisön tunteminen on kriittistä. Kysy markkinoilta, mitä he käyttävät usein. Määritä, mitä viestisi vaatii. Onko se kiireellinen? Tarvitsetko palautetta? Rakennatko yhteisöä? Kukin näistä johtaisi eri jakelujärjestelmään. Monissa tapauksissa useampi kuin yksi viestintäväline on välttämätön sen varmistamiseksi, että viesti saapuu markkinoille. Yhteisiä jakelukanavia ovat: Sähköpostitapaamiset Sosiaalinen media (Twitter, Facebook, LinkedIn, MySpace) Verkkosivustot / blogit Uutiskirjeet / uutiset Esitykset Lehdistötiedotteet Kirjeet Julkaisut Oppaat Oppimateriaali Televisio Radio Videot Webinars / webcasts Koulutus
Tieliikenteen esteet tehokkaisiin viestintäsuunnitelmiin
Yksi tehottoman viestinnän keskeinen tekijä on ero siitä, miten puhumme, luemme ja ajattelemme. Puhumme noin 100 sanalla minuutissa, luemme noin 200 sanaa minuutissa, mutta ajatuksemme toimivat yli 500 sanalla minuutissa. Tämä tarkoittaa, että voimme helposti hämmentyä. Lisää siihen kasvava luettelo saapuvista sähköposteistamme, perinteisten ja online-medialähteiden lisääntyvä määrä ja näennäisesti loputtomat kokoukset. Tehokas suunnitelma on ratkaistava näihin kysymyksiin keräämällä tietosi oman sidosryhmänne, saamalla palautetta ja soveltamalla näitä tietoja tehokkaiden viestien kehittämiseen. Se tarkoittaa usein viestin toimittamista monissa muodoissa ajan mittaan.
