Voit olla maailman suurin liiketoiminta, mutta ilman yrityksen ja sen tarjoamien tuotteiden mainontaa kukaan ei tiedä, että olet olemassa. Siellä on hyvä viestintäosasto.
Olipa yrityksesi juuri aloittamassa, perustettu keskisuuri yritys tai suuri yhtiö, jolla on viestintäosasto, on elintärkeää, jotta saisit sanan yrityksestäsi ja siihen, mitä teet.
Viestintäosasto voi ottaa vastaan PR- tai julkisten asioiden osaston. Laitos tekee tiivistä yhteistyötä muiden osastojen kanssa sen varmistamiseksi, että se ymmärtää yrityksesi dynamiikan ja tiedot, joita se tarvitsee viestintään. Viestintäosastolla on keskeinen rooli organisaation menestyksessä.
Yritysviestinnän rooli
Yritysviestinnän tehtävänä on luoda brändi, mainostaa tuotteita tai palveluja ja saada uusia asiakkaita. Kun yritys toimii hyvin, yritysviestintä auttaa sinua saamaan uusia asiakkaita, mutta kannustaa nykyisiä asiakkaita pysymään uskollisina tuotemerkillesi. Yritysviestintään kuuluvat sosiaalinen media, mediasuhteet, asiakastapahtumat ja mainonta.
Yritysviestinnän tavoitteisiin tulisi sisältyä myös yrityksen sisäinen viestintä. Tämä auttaa hallintoa pitämään muiden henkilöstön tiedossa, mitä tapahtuu, ja auttaa vahvistamaan yrityksen eri osastoja. Sisäinen viestintä sisältää yrityksen uutiskirjeitä, säännöllisiä sähköpostiviestejä ja henkilöstön tiiminrakennustapahtumia.
Useimmissa tapauksissa viestintäosastoa johtaa viestintäjohtaja tai johtaja. Tämä on henkilö, joka auttaa sinua strategisoimaan, mitkä ulkoisen ja sisäisen viestinnän menetelmät toimivat parhaiten yrityksellesi. Hän toteuttaa myös valitsemasi strategiat joko yksin tai viestintätiimin kanssa.
Jos sinulla on hyvin pieni yritys, viestintäjohtajan rooli voi olla sellainen, joka imeytyy toiseen paikkaan. Myyntitiimi voi olla esimerkiksi sosiaalisen median tilejäsi käyttävä tai henkilökuntasi saattaminen asiakkaan tapahtumiin.
Riippumatta siitä, mitä viestintäosasto näyttää yrityksessänne, sen pitäisi olla jossakin muodossa, jotta voit vastata yrityksen viestinnän tavoitteisiin.
Viestintäosaston tehtävät
Viestintäosastolla on monia toimintoja. Saatat huomata, että yrityksesi tarvitsee enemmän kuin toiset. Saatat myös huomata, että tietyt viestintäosaston toiminnot toimivat paremmin kuin toiset oman teollisuuden ja brändin osalta.
Viestintäosaston toiminnot ovat:
- Sivustosi ja sosiaalisen median hallinta, mukaan lukien työskentely verkkosivustojen kehittäjien kanssa, säännöllisten sosiaalisen median päivitysten lähettäminen ja sosiaalisen median kanavien ihmisten tekeminen.
- Blogien hallinta, mukaan lukien asianmukaisen toimituksellisen kalenterin luominen, artikkeleiden kirjoittaminen ja freelancereiden luominen sisällön luomiseksi.
- Käynnistä tarjouksia joko sosiaalisen median tai fyysisen sijainnin yhteydessä.
- Tilaisuuksien järjestäminen, kuten jatkokoulutusmahdollisuudet, verkostoitumiskoneet tai avoin talo.
- Tiedotusvälineiden välisten suhteiden valvonta, mukaan lukien tiedotteiden julkaiseminen ja jakelu, mediatiedusteluihin vastaaminen ja mediapaketin ylläpitäminen yrityksestäsi.
- Julkinen puhuminen, mukaan lukien yrityksen edustaminen julkisissa tiloissa ja johtajien valmistelu puhumaan tapahtumissa, kuten uutiskonferensseissa.
- Markkinointimateriaalien hallinta, mukaan lukien esitteet, uutiskirjeet ja lähettäjät.
- Etsitään mahdollisuuksia mainontaan joko painettuna, televisiossa tai verkossa.
- Kriisiviestinnän käsittely, kun tapahtuma uhkaa yleistä turvallisuutta tai yrityksen mainetta, kuten vahingossa tapahtunut kuolema, myrkyllinen vuoto tai lomautukset.
- Vuosittaisen viestintäsuunnitelman luominen ja toteuttaminen, usein yhdessä muiden osastojen kanssa.
- Yrityksen sisäisen viestinnän, sisäisten ilmoitusten ja koulutuksen valvonta.
Kaikki nämä viestintäosaston toiminnot auttavat vahvistamaan yrityksesi, tuotemerkin ja markkinoinnin toimia. Ne auttavat varmistamaan, että jokainen yrityksesi on samalla sivulla, kun kyse on yrityksen edustuksesta ja julkisesta kuvastasi. Nämä toiminnot lisäävät myös asiakkaiden ja asiakkaiden luottamusta, koska he tietävät, mitä yritykseltäsi odottaa. Viestinnän avulla he ymmärtävät tehtävänne, arvot, kohderyhmän, persoonallisuuden ja tarjoamasi tuotteet ja palvelut. Mitä enemmän luottamusta asiakkaat ja asiakkaat ovat, sitä todennäköisemmin ne jatkavat tuotteiden tai palvelujen käyttöä.
Mitä viestintäpäällikkö tekee?
Yritysten viestinnän rooli on tärkeä. Haluat, että joku valvoo yritysviestinnän tavoitteita, joilla on taidot ja kyky toteuttaa kaikki yrityksellesi tärkeät viestinnän toiminnot.
Kokeneiden viestintäpäälliköiden löytäminen on ensimmäinen askel viestintäosaston perustamisessa. Tämä henkilö voi raportoida viestintäjohtajalle ja vastaa useista tärkeistä tehtävistä, joten haluat varmistaa, että löydät jonkun, joka on kykenevä ja pätevä. Ihannetapauksessa tällä henkilöllä on kokemusta tietystä kentästä, joten oppimiskäyrä ei ole yhtä jyrkkä. Vaikka on hyödyllistä palkata jonkun, jolla on tutkinto tietoliikenteessä, suhdetoiminnassa tai vastaavalla alalla, ei aina ole välttämätöntä, jos henkilöllä on huomattava määrä kokemusta.
Viestintäpäällikön roolista, mitä henkilö tekee, riippuu yrityksen viestinnän roolista yrityksessäsi. Saatat tarvita jonkun, joka keskittyy vain Internet-markkinointiin, kuten verkkosivustoja, blogeja ja sosiaalista mediaa. Saatat haluta jonkun, joka voi tutkia tulostusmainosta paikallisissa kaupungeissa tai kuka voi tulla ja asettaa hämmästyttäviä tapahtumia. Haluat ehkä halutessasi palkata viestintäpäällikön valvomaan sisäistä viestintää tai rakentaa yrityksen intranetin.
Viestintäpäällikkö riippuu myös viestintäosaston koosta. Jos sinulla on yhden hengen tiimi, viestintäpäällikkö käsittelee paljon enemmän toimintoja kuin jos sinulla on suuri viestintäosasto. Pienemmällä tiimillä sinun on asetettava etusijalle, mitä viestintäpäälliköllä on, koska hänellä on vain niin paljon aikaa tehdä työtä. Jos hän valvoo viestintäosastoa, hän on todennäköisesti enemmän kädestä poissa, kun se tulee päivittäisiin tehtäviin ja ottaa enemmän johtajuutta, suurempaa kuvaa. Kun sinulla on viestintäosasto, sinulla voi olla yksi henkilö, joka hallinnoi Internetiä, yksi hallitseva mainos, yksi hallitsee PR ja yksi sisäisen viestinnän hallinnasta.
Viestintäpäällikön tai johtajan rooli vaihtelee myös riippuen siitä, onko yritys käynnistys tai vakiintunut yritys. Tietoliikenteen johtaja viettää käynnistyksessä paljon aikaa luomalla strategiaa, kehittämällä tuotemerkkiä, tutkimalla kohdemarkkinoita, testaamalla viestintätekniikoita ja luomalla yrityksen vakuuksia. Nämä ovat kaikki asioita, jotka on tehtävä ennen viestintäsuunnitelman käyttöönottoa.
Kokeneemmissa yrityksissä viestintäjohtajalla on perusta, josta se voi aloittaa. Paljon pohjatyötä ja tutkimusta on jo tehty. Vaikka uuden strategian ja tuotemerkin kehittäminen voi olla mahdollista, perustetun yrityksen viestintäpäällikkö tai viestintäpäällikkö voi viettää enemmän aikaa laajentaakseen sitä, mitä on tehty ennen tai löytää uusia alueita tutkittavaksi.
Kun valitset jonkun yrityksen viestintäjohtajaksi, varmista, että löydät jonkun, jolla on vahva viestintä ja ihmisten taito, joka on järjestetty ja pystyy käsittelemään paljon hankkeita määräaikaisen paineen alaisena. Heidän pitäisi olla luovia, kyky kirjoittaa selkeästi ja olla joukkueen pelaaja.
Oikean viestintästrategian ja viestintäjohtajan kanssa viestintäosastosi menestyy varmasti.
