Yritykset käyttävät hallintatietojärjestelmää tai tietojärjestelmää tietojen keräämiseen, kokoamiseen ja analysointiin. Nykyään MIS on hyvin integroitu yrityksen tietojärjestelmiin, ja siihen sisältyy yleensä tietokantoja, joissa on valtavia tietomääriä. Käytettyjen tietojen tyyppi voi vaihdella liiketoiminnasta toiseen ja jopa osastojen välillä, mutta hallintotietojärjestelmien rooli on lähes aina sama: toiminnan, strategioiden ja päätöksenteon parantaminen.
MIS: n rooli tänään
Tietojen määrä, joka on saatavilla jokaiselle yritykselle, voi olla ylivoimainen. Miten näitä tietoja hallinnoidaan ja siksi hyödynnetään parempiin päätöksiin riippuu yrityksesi tavoitteista ja tavoitteista. Aivan kuten kukaan ei käytä matkapuhelimiaan samoihin asioihin, kaksi yritystä ei käytä MIS: ää samalla tavalla. Ymmärtääkseen organisaation johtamisinformaatiojärjestelmien toimintoja se on parhaiten nähtävissä neljällä eri tasolla: liiketoimissa, toiminnassa, hallinnossa ja strategiassa.
MIS: n rooli liiketoimissa
Tietojen hallinta alkaa tapahtumatasolta, jossa tiedot kerätään ja tallennetaan. Tämä tarkoittaa, että päätetään, mikä tieto on tarpeeksi tärkeä kerättäväksi ja tallennettavaksi. Jos yrityksesi myy esimerkiksi vaatteita verkossa, voit todennäköisesti tallentaa asiakastietoja, kuten nimiä, osoitteita ja ostohistoriaa. Kun nämä tiedot on koottu, se antaa sinulle käsityksen asiakkaiden väestörakenteista ja mieltymyksistä. Jos kuitenkin tallennit hakujasa kohteita, ne kohteet, jotka he selailivat yli muutaman sekunnin, ja kohteet, jotka he poistivat ostoskärryistään, sinulla olisi paljon enemmän tietoa, joka voisi kertoa, miten voit parantaa myyntiäsi.
Jopa transaktiotasolla MIS voi olla elintärkeä rooli organisaatiossasi. Oletetaan, että asiakas kutsuu kysymään tuotteesta.Jos asiakaspalvelun edustajalla on asiakkaan tapahtumahistoria hänen käden ulottuvillaan, hän voisi helpommin auttaa tuntemalla asiakkaan nimen, ostohistorian ja palauttamishistorian. Tietäen, jos asiakas soittaa New Yorkista tai Los Angelesista, edustaja voi helpommin ennustaa, kuinka kauan tuote viedään.
MIS toiminnoissa ja hallinnassa
Tarkka ja oikea-aikainen tieto voi auttaa kaikkia yrityksen toimintoja tekemään parempia päätöksiä ja varmistamaan, että kaikki toimii sujuvasti. Tietäen kuinka monta tilausta on sijoitettu, tuotantoosasto tietää, kuinka paljon työtä heidän on tehtävä tänään.
Toimintatasolla käytettävät tiedot käyvät usein käsi kädessä parempien hallintapäätösten kanssa. Jos esimerkiksi varastonhoitaja tietää, että 500 asiakasta on tilannut esineen, joka on määrä saapua perjantaina, hän voi päättää, että lauantaina tulee muutama työntekijä, joka vähentää maanantaisen työmäärää. Samaan aikaan kirjanpitoosasto tietää, että käteisellä on tuloa, kun maanantaina luottokorttitilaukset käsitellään. Markkinointiosasto pystyy määrittämään, mitkä mainoskampanjat olivat vastuussa suurimmasta osasta näistä tilauksista ja joita tulisi käyttää uudelleen.
MIS: n rooli liiketoimintastrategiassa
Hyvin optimoitu hallintotietojärjestelmä voi maksaa toimintaansa ja hallintapäätösten ulkopuolelle. Pienen yrityksen omistajana voit tarkastella ostoksia viime vuoden aikana sen selvittämiseksi, mitkä markkinat tutkitaan seuraavaksi. Oletetaan esimerkiksi, että vähittäiskauppasivustosi myi alun perin mekkoja ja muita vaatteita, ja viime vuonna aloitit kengät tarjoamalla hyvän voittomarginaalin. Tänään pukeutuu kuitenkin vain vähän myyntiä ja suuri prosenttiosuus tuotoista. Kenkien myynti on kasvanut tasaisesti. Samalla web-kehittäjät ovat huomauttaneet, että "käsilaukut" ja "vyöt" ovat nyt suosituimmat hakusanat sivustossasi. Näiden tietojen perusteella sinulla on tarvitsemasi tiedot, jotta voit lopettaa puvut ja aloittaa näiden haluttujen lisävarusteiden tarjoamisen asiakkaillesi.
