Ensimmäiset näyttökerrat lasketaan, joten voit tehdä hyvän, varsinkin kun pyydät yrityskokousta. Haluatko kirjoittaa kirjeen mahdolliselle liikekumppanille, valtion virkamiehelle tai asiakkaalle, sanojen valinta voi tehdä kaiken eron. Huonosti kirjoitettu tapaamispyyntö voi vaikuttaa kuvaanne ja brändiisi. Lisäksi se voi pilata mahdollisuuden saada myönteinen vastaus.
Käytä sopivaa aihepiiriä
Kun lähetät tapaamispyynnön kirjeen, varmista, että aihealue korostaa haluasi tavata vastaanottajan. Pidä se lyhyt ja yksinkertainen. Seuraavassa on muutamia esimerkkejä:
- Tapaamispyyntö
- Pyyntö tapaamisesta
- Kokouspyynnön kirje
- Pyyntö tavata (viikonpäivä)
- Kokouksen aikataulu
Riippuen asetuksista voit sijoittaa kohteen rivin vastaanottajan osoitteen ylä- tai alapuolelle. Jos haluat ottaa yhteyttä vastaanottajaan verkossa, voit käyttää samaa aihetta sähköpostiviestissä ja kirjeessä.
Esittele itsesi
Aloita kirje lisäämällä itsesi. Jos tapaat vastaanottajan jossain vaiheessa, muista mainita se. Anna tarvittaessa lyhyt kuvaus organisaatiostasi tai sen tehtävästä. Voit esimerkiksi sanoa jotain seuraavista:
Hyvä edustaja (sukunimi)
Nimeni on (nimesi) ja otan sinuun yhteyttä (yrityksen nimi) puolesta. Meillä on yhteinen etu … ja haluan keskustella enemmän.
Jos sinulla on viittaus, voit aloittaa: (Viittauksen nimi) mainitsi, että olette kiinnostunut tuntemaan lisää tuotteistamme ja palveluistamme. Haluaisin kutsua sinut keskustelemaan enemmän toimistossamme (päivämäärä ja kellonaika).
Ilmoita kokouksen tarkoitus
Anna vastaanottajalle tietää, mitä odotetaan kokouksesta, mukaan lukien kuinka kauan se kestää. Anna karkea aikataulu ja peitä pääkohdat. Voit esimerkiksi sanoa:
Kiitos etukäteen tämän pyynnön käsittelystä. Olisin kiitollinen mahdollisuudesta tavata teitä ja keskustella siitä, miten voimme yhdistää voimia tuleviin hankkeisiin.
Kokouksemme kattaa lyhyen katsauksen teknologiastamme ja resursseistamme sekä joitakin esimerkkejä työstämme tällä alalla. Olemme myös kiinnostuneita keskustelemaan mahdollisesta yhteistyöstä, joka hyödyttää molempia osapuolia.
Yritä selittää, mitä etsit ja miksi pyydät tätä kokousta. Ehdota kaksi tai kolme päivämäärää ja aikaa ja pyydä sitten vastaanottajia vahvistamaan niiden saatavuus.
Kirjeesi voisi sanoa jotain:
Esittäkää päivämäärä ja kellonaika, joka on aikataulusi mukaan.
Oletko käytettävissä päivämäärä ja kellonaika? Jos näin ei ole, ota meihin yhteyttä (puhelinnumero) tai (sähköpostiosoite), jos haluat ajoittaa kokousajan.
Pyrimme pian vahvistamaan tämän kirjeen vastaanottamisen ja asettamaan sinulle sopivan päivän ja ajan.
Käytä oikeaa muotoa
Liikekirjeillä on tietty muoto. Kirjoita nimi ja osoite sivun oikeassa yläkulmassa. Kirjoita vastaanottajan yhteystiedot sivun vasempaan nurkkaan tai osoitteen alle.
Jätä leveät marginaalit ja käytä merkkituotteita tyhjäksi, jos mahdollista. Pidä kirjain lyhyt ja piste; mieluiten se ei saa ylittää yhtä sivua. Käytä virallista tervehdystä, kuten ”Hyvä herra (vastaanottajan nimi). "Jos et tiedä vastaanottajan tarkkaa nimeä, voit käyttää sitä "Hyvä herra tai rouva." Lopeta kirjain "Ystävällisin terveisin", "Kunnioittavasti" "Kunnioittaen" tai muut viralliset sulkemiset, joita seuraa nimesi.
Nimityspyynnön tulee olla selkeä ja tiivis. Leikkaa hyödyttömiä sanoja ja tarpeettomia tietoja. Käytä helposti luettavaa fonttia kuten Times New Roman tai Arial. Muista korjata kirje ennen lähettämistä.
