Haluat, että työntekijät hyötyvät lomapäivästään heidän harkintansa mukaan, mutta sinun tehtäväsi on varmistaa, että sinulla on työntekijöitä kaikissa osastoissa ympäri vuoden, joten normaali liiketoiminta voi jatkua. Ainoa tapa koordinoida työntekijöiden loma on luoda päälomakalenteri. Voit verrata aikatauluja ja hallita työntekijöiden loma-aikaa oikein useilla online-ohjelmilla tai tietokoneella. Voit myös pitää paperikalenterin, jos haluat tämän menetelmän.
Tarvittavat kohteet
-
Kalenteriohjelma
-
Kalenterimalli
Sähköinen kalenteri
Siirry valitulle kalenteriohjelmistolle tietokoneessa tai Internetissä. Saatavana on useita ohjelmia sähköisen kalenterin luomiseksi, mukaan lukien tekstinkäsittelyohjelmat, kalenteriohjelmistot tai online-ohjelmat.
Valitse uusi kalenterin lisääminen ja lisää yrityksen päälomakalenteriin nimi. Tallenna se kiintolevylle tai haluamaasi sijaintiin verkossa tai Internetissä ohjelmiston valinnan perusteella. Estä kaikki päivät tai viikot, joita työntekijät eivät voi ottaa lomalle tai ilmoittaa johtajille tästä vaihtoehdosta.
Luo valitun ohjelmiston profiilit, jotka määrittävät etuoikeudet ja vaihtoehdot, joita ihmisillä on. Sinun ja varmuuskopionne tarvitsevat esimerkiksi globaalit hallinnolliset oikeudet tehdäksesi kaikki muutokset, mutta esimiehet tarvitsevat vain lisätä tapahtumia alkamis- ja lopetusaikojen mukaan, jotka hyväksyt myöhemmin. Lisää käyttäjät ja niiden käyttäjätunnukset ohjelmaan ja liitä niihin oikea profiili. Anna johtajien luoda yksittäisiä salasanojaan tai lisätä yleinen, jota ne voivat muuttaa. Lopuksi, jotta kalenteri olisi kaikkien työntekijöiden käytettävissä, luo profiili ja salasana, jossa näkyvät vain ne vaihtoehdot, joita jokainen työntekijä voi käyttää. Jos sinulla on paljon työntekijöitä, saatat haluta luoda useita yleisiä käyttäjiä ja salasanoja, joilla on katseluvaihtoehdot.
Tee sähköinen malli, jota työntekijät voivat käyttää pyytämään loma-aikaa johtajiltaan. Lisää paikka heidän johtajansa hyväksyntään. Voit tehdä tämän mallin tekstinkäsittely- tai taulukkolaskentaohjelmasta. Tee tämä malli kaikille johtajille, jotta he voivat antaa työntekijöilleen, kun he tarvitsevat lomaa.
Vaadi osastopäälliköitä hyväksymään työntekijöiden tekemät lomapyynnöt. Pyydä johtaja kirjoittamaan lomailupyynnöt sähköiseen kalenteriin, mutta pyydä heitä lähettämään kopio hyväksytystä lomapyynnöstä. Jotkut yritykset vaativat, että esimiehet välittävät nämä pyynnöt tullessaan, kun taas toiset saattavat vaatia lomapäivämäärän päivityksiä kalenteriin tietyllä viikonpäivällä. Tarkista ja hyväksy lisätyt lomat tarvittaessa.
Tulosta kopio päälomakalenterista säännöllisesti ja lähetä se työntekijän oleskelutilaan, keittiöön tai taukohuoneeseen.
Pidä kirjaa kaikista lomapyynnöistä sen varmistamiseksi, että työntekijöillä on loma kirjoissa. Tulosta hyväksytyt lomapyynnöt ja säilytä kopio henkilöstötiedostoistaan. Siirrä lomailupyynnön sähköinen kopio palkkalistoille heidän tietueistaan.
Paperin kalenteri
Lataa ilmainen kalenteri Internetistä tai valitse kalenterimallisi valitsemassasi ohjelmassa. Tulosta kopio tästä kalenterista. Voit myös saada tyhjät kalenterimallit toimistotarvikkeista tarvittaessa. Lähetä kalenteri keskeiseen paikkaan, kuten toimistokeittiöön, taukohuoneeseen tai postihuoneeseen.
Estä viikot, jolloin työntekijät eivät voi ottaa lomaa. Voit harjoittaa näitä alueita tai laittaa suuren X: n päivinä, jolloin työntekijät eivät saa lentää.
Pyydä työntekijöitä kirjoittamaan muistiin niiden aikakatkaisupyynnöt ja välittämään ne johtajalle hyväksyttäväksi. Kun johtaja hyväksyy, pyyntö lähetetään sinulle. Tarkista sitten kalenterista, että yrityksesi kaikilla alueilla on vaadittu määrä työntekijöitä, ennen kuin hyväksyt aikakatkaisupyynnön.
Lisää hyväksytyt lomat yrityksen kalenteriin tarpeen mukaan. Siirrä hyväksyttyjä lomapyyntöjä palkkalistoille ja säilytä kopio työntekijän henkilöstötiedostosta.
vinkkejä
-
Ennen kuin luot yrityksen loma-kalenterin, tarkastele yrityksen politiikkaa ja menettelyä koskeva osa lomasta. Jos sinulla ei ole sellaista, sinun on luotava politiikka ja menettelytapa lomien pyytämiseksi sähköisten tai paperikalenterien valinnan mukaisesti.
Varmista, että käytäntö sisältää tietoja, jotka osoittavat, että pyynnöt ovat johtajan hyväksynnän ja käytettävissä olevan loma-ajan alaisia. Jos haluat selvittää politiikan ongelmat, kannattaa ehkä sisällyttää kieli, joka rajaa ensiluokkaisen, ensiksi palvelevan perustan oikeudenmukaisuudelle, mutta ilmoittakaa, kun useat työntekijät hakevat vapaapäiviä samana ajanjaksona samaan aikaan, lomat saavat virkaikää.
Sisällytä aikakatkaisupyyntölomake työntekijän käsikirjan menettelyihin. Ohjaa päivitetyt kopiot käsikirjaan tarvittaessa.
Varoitus
Tarkista käytännöt ja menettelyt, jotta varmistetaan, että ne noudattavat valtion ja liittovaltion lakeja. Yritysten ei tarvitse antaa työntekijöiden lomaa, kun he tekevät niin, että niiden on noudatettava liittovaltion ja valtion lakeja ohjelman hallinnossa.
Sisällytä lomaraportti toimintaperiaatteisiin, jotta työntekijät ymmärtävät, kuinka paljon heillä on loma-aikansa.
