Viestinnän tehokas käyttö voi tehdä tai rikkoa yrityksesi, varsinkin jos olet sellaisessa asemassa, joka käsittelee suoraan asiakkaita. PacificTel suosittelee, että käsittelet puhelinkeskusteluja henkilökohtaisina tai ammatillisina puheluina, ikään kuin ne olisivat henkilökohtaisia kokouksia varmistaakseen, että jätät asiakkaat hyvään vaikutukseen sinusta ja yrityksestäsi.
Tee tervehdys kohtelias ja ilmoita nimesi. Jos olet puhelun vastaanottaja, yritä vastata puhelimeen ”Hei. Tämä on Jane Doe ”, yksinkertaisen” Hei ”sijaan. Jos aloitit puhelun, ilmoittakaa puhelun tarkoitus etukäteen.
Pidä vastaanotinta tai mikrofonia suuhun lähellä, puhu normaalilla äänenvoimakkuudella ja sano selkeästi sanat. Älä oleta, että puhelimen toisessa päässä oleva henkilö on yhtä selkeä kuin sinä. Tee kaikki, mitä voitte varmistaaksesi, että sanotun on helppo ymmärtää.
Valitse hiljainen ympäristö puheluun. Jos työtoverit puhuvat äänekkäästi, esimerkiksi anteeksi itsesi soittajalle ja pyydä kollegoitasi sallimaan yksityisyyden puhelun tai etsimään toista sijaintia. Jos puhut matkapuhelimella, istu alas ja keskity puheluun. Jos liikkut, voit luoda ääniä, jotka voivat vaimentaa sanojasi. Jos olet tuulisessa ympäristössä, siirry sisäpuolelle lopettaaksesi puhelun tai vaihtamalla sen toiseen aikaan. Mikrofonia vastaan puhallettava tuuli voi soittaa puhelun hyvin vaikeaksi.
Anna toisen ja myöhempien puheluiden siirtyä puheviestiin, jos mahdollista. Pidä muut puhelut - jos sinun on vastattava niihin - lyhyesti. Southern Illinois University suosittelee, että soittajalta kysytään ensin, voitko asettaa hänet pitoon toisen puhelun ottamiseksi, ja tarkista sitten 15–30 sekunnin välein tai kunnes olet suorittanut toisen puhelun.
Anna selkeät ja lyhyet viestit, jos sinun on jätettävä viesti puhepostiin. Ilmoita nimesi, puhelun tarkoitus ja soittaako se takaisin. Jos pyydät palautuspuhelua, jätä puhelinnumerosi, myös suuntanumero, ja toista numero varmistaaksesi, että se on selkeä.
vinkkejä
-
Älä altista soittajan henkilökohtaisia ääniäsi. Vältä purukumia tai syömistä puhuessasi puhelimessa ja peitä puhelin aina ja käännä päätäsi, jos tarvitset yskää tai aivastelua.
Varoitus
National Highway Traffic Safety Administration raportoi, että lähes lähes 1000 ihmistä kuoli ja toinen 24 000 loukkaantui vuonna 2009 auto-onnettomuuksista, jotka liittyivät matkapuhelimen käyttöön. Sammuta puhelin ajon aikana tai käytä handsfree-vaihtoehtoa, äläkä koskaan lähetä tai lue tekstiviestejä ajon aikana.
