Kun olet tehnyt ehdotuspyynnön, sinun on vertailtava kaikkia saamiasi ehdotuksia kunkin arvioinnin perusteella. Monimutkainen yritys, tämä prosessi voidaan tehdä monimutkaisemmaksi, jos päätöksessä on mukana useita ihmisiä. Matriisi voi auttaa sinua arvioimaan RFP: n tuottamia ehdotuksia.
Kerää kaikki ehdotukset. Poista konsulttien nimet ja yritysten nimet missä tahansa. Sen sijaan numeroita jokainen ehdotus. Tämä antaa hyödyllisen lyhytnäkymän, jossa viitataan jokaiseen ehdotukseen ja poistetaan tiettyyn konsulttiin liittyvä harhaa. Aseta nämä numerot tarroiksi matriisin sarakkeisiin, yläreunaan.
Määritä kriteerit ehdotusten arvioimiseksi. RFP: n todennäköisimmin lueteltujen useiden elementtien konsulttien oli sisällytettävä ehdotuksiinsa esimerkiksi talousarvioon ja aikatauluun. Luettele nämä kriteerit matriisin riveihin, vasemmalle puolelle. Sisällytä kaikki kriteerit RFP: hen ilman poissulkemista; muuten voit arvioida arvioinnin tuloksia.
Sisällytä muita kriteerejä, jotka ovat hyödyllisiä harkita, mutta joita ei ollut RFP: ssä. Esimerkiksi ehdotuksen laatu kirjallisuuden ja ulkoasun suhteen voi osoittaa konsultin kokonaiskirjoituskyvyn. Toinen mahdollinen kriteeri voisi olla viittauksista saatu palaute. Ole varovainen, ettet lisää sisältöön liittyviä kriteerejä. Konsultti ei tiennyt tätä kriteeriä ehdotusta kirjoittaessaan, joten et voi arvioida häntä sen perusteella. Sinun lisäkriteerisi tulisi liittyä konsultin kykyyn ja valmiuteen suorittaa työ.
Arvioi, miten kukin ehdotus vastaa kunkin kriteerin riittävyyttä. 1–5-asteikko on usein hyödyllinen, jos haluat antaa sijoituksen, kun useat arvioijat arvioivat ehdotuksia. Vaikka toinen arvioija voi olla toinen arvioija 3, tämä ranking-prosessi auttaa korostamaan parhaita ehdotuksia. Kun vain muutama ehdokas jää jäljelle, voit aloittaa keskustelun ikäisensä kanssa, mistä haluat palkata.
