Taloudelliset raportit osakkeenomistajille, markkinointisuunnitelmat ja laadunarvioinnit ovat kaikki esimerkkejä yrityksille kirjoitetuista raporteista. Lyhyt raportti on aivan kuten mikä tahansa muu raportti, mutta vähemmän sivuja. Siinä olisi esitettävä keskeiset raportin tavoitteet, tiivistettävä tausta-aineisto, tarkasteltava vaihtoehtoja ja suositeltava keino eteenpäin. Käsittele raporttia projektisuunnitelmana ja kirjoita se selkeästi ja yksinkertaisesti. Lyhyt on hyvä, koska se on todennäköisempää, että kiireinen tai kiinnostamaton, mutta tärkeät puolueet lukevat sen.
Suunnittelu
Tapaa esimiehiä selventääkseen vaatimukset, koska ne määrittävät raportin muodon ja sisällön. Esimerkiksi hankearviointiraporttia ei rakenneta samalla tavalla kuin markkinointisuunnitelmaa tai taloudellista raporttia.
Tutki taustamateriaalia, mukaan lukien sinulle annetut asiakirjat, kun olet määrittänyt kirjoitusaseman ja materiaalin, jonka keräät itsenäisesti Internetistä, kirjastosta sekä kokouksista ja keskusteluista sidosryhmien kanssa (kuten liiketoimintayksiköiden johtajat, toimittajat ja asiakkaat).
Valmistele raporttimalli, johon sisältyy tiivistelmä, johdanto, vaihtoehtojen osat ja ehdotetut ratkaisut, suositukset ja johtopäätös.
pitoisuus
Kirjoita esittely. Yleensä enintään yhden kappaleen, johdannossa on ilmoitettava raportin tavoite ja tunnistettava keskeiset kysymykset. Sen pitäisi olla opas loppuraportille, mutta sen ei pitäisi tiivistää sitä. Esimerkiksi ensimmäinen rivi voisi olla: "Tämän raportin tavoitteena on tutkia ratkaisuja tuotantolaitoksessamme meneillään oleviin laatukysymyksiin", jota seuraa tiivistelmä tärkeimmistä kysymyksistä.
Kokoa raportin runko. Tuotantolaitosesimerkissä osiot voivat sisältää teknisiä yksityiskohtia, luettelon vaihtoehtoisista ratkaisuista sekä kustannus-hyötyanalyysin kullekin ja suositukset. Liiketoimintasuunnitelmalla olisi erilainen osa-alueita, kuten markkinatutkimus, kilpailukykyinen analyysi ja rahoitusennusteet. Riippumatta siitä, missä muodossa, jaksojen tulisi olla loogisessa järjestyksessä, jotta lukijan ei tarvitse kääntää taaksepäin ja selvittää sisältöä.
Päätä raportti viittaamalla raportin tavoitteisiin. Valmistuslaitoksen esimerkissä johtopäätös voisi olla suositeltavan ratkaisun toteutussuunnitelma. Tilinpäätöksen kannalta johtopäätös voisi olla liiketoiminnan näkymät.
Luettele tekstissä mainitut viitteet tunnistamalla julkaisunsa, otsikko, tekijä ja päivämäärä. Luettele muut asiaankuuluvat lähteet bibliografian tai resurssien osioon.
Kirjoita yhteenveto. Yhteen tai kahteen kappaleeseen tiivistä raportti niin, että kiireinen johtaja voi tarttua keskeisiin kohtiin ja ohittaa tiedot myöhemmin. Talousraportin tiivistelmä voi olla vain taulukko, jossa esitetään tärkeimmät myynti- ja tulossuuntaukset.
Valmistele kansilehti, jossa on raportin nimi, päivämäärä ja tekijöiden nimet ja liitokset. Sisällytä sisällysluettelo, joka sisältää yli 15 sivun pituisia raportteja.
Osoita lähetyskirje henkilölle (esimiehelle tai hankintaviranomaiselle), ei osastolle. Tunnista raportin tärkeimmät suositukset, anna yhteystietosi ja lue liitteet.
vinkkejä
-
Taulukot, kaaviot ja yksityiskohtaiset laskelmat tulisi sijoittaa liitteiksi, mutta keskeiset lähteet olisi sisällytettävä pääraporttiin.
